挖掘物資采購的效益潛力

發(fā)布日期：2014-07-15來源：本網(wǎng)編輯：龔煒

[摘要]緣何把總成本的有效降低作為衡量成本控制效果的主要標(biāo)準(zhǔn)？

　　鐵路工程項目是典型的資金和技術(shù)密集型項目。物資采購管理作為項目管理的重要組成部分，貫穿于項目建設(shè)的始終。贛龍鐵路復(fù)線工程項目涉及的材料和設(shè)備類別品種多、技術(shù)要求高、涉及面廣、采購量大，采購管理稍有失誤，不但會影響工程的質(zhì)量、進度和成本，甚至?xí)绊戫椖康某晒ΑＲ虼耍訌姴少徆芾恚ＷC材料設(shè)備供應(yīng)質(zhì)量，對確保贛龍工程順利建設(shè)、成功運營意義重大。

　　贛龍項目的建設(shè)特點

　　規(guī)模大。贛龍鐵路起于贛縣站，訖于龍巖站，里程范圍DK22+100～DK272+788.94,正線全長249.418KM，其中江西省范圍113.639km，福建省范圍289.17079KM。本工程線路位于江西省東南部、福建省西南部，西起江西贛州市贛縣，東訖福建省龍巖市，途經(jīng)江西省的贛縣、于都縣、會昌縣、瑞金市和福建的長汀縣、連城縣、上杭縣、新羅區(qū)。施工的分項工程主要有8橋7隧。

　　工期緊。該工程開工日期為2010年9月1日，計劃竣工日期為2014年2月28日，計劃工期42個月。

　　材料和設(shè)備多。該工程共使用十六種機械設(shè)備，例如鋪軌機、架橋機、龍門吊、混凝土輸送泵等，所涉及的材料達上千種，例如水泥、鋼材、砂石料等。

　　物資采購量大且采購工作復(fù)雜。該項目材料、設(shè)備采購費用約占概算投資的70%，主要是國內(nèi)采購。既有專利設(shè)備，又有常規(guī)化工材料、設(shè)備，既有長周期設(shè)備，又有大宗材料。

　　贛龍項目物資采購原則

　　適時：即按規(guī)定的時間進行采購。按照采購計劃的要求，結(jié)合市場環(huán)境變化的因素，審時度勢，于最適合的時間進行采購，以達到滿足工程需要、節(jié)約施工成本的目的。

　　適質(zhì)：即適宜的質(zhì)量。所購物資質(zhì)量是影響產(chǎn)品質(zhì)量、成本的重要因素之一，質(zhì)量過高，超過工程需要，是一種浪費;質(zhì)量過低，不能滿足工程要求，影響工程質(zhì)量。

　　適價：可通過集中采購、招標(biāo)采購等方式實現(xiàn)最低價格。

　　適量：即按規(guī)定的數(shù)量進行采購。

　　合法：即采購行為必須符合國家政策、法律、法規(guī)及本單位的規(guī)章制度。

　　贛龍項目物資采購模式

　　由于鐵路建設(shè)物資設(shè)備分為甲供、甲控、自購三類，即甲供物資、甲控物資、自購物資。因此，贛龍項目物資、設(shè)備采購主要采用一下模式：

　　業(yè)主采購：甲供物資、甲控物資由業(yè)主采購或業(yè)主指定廠商定向采購供應(yīng);

　　公司物設(shè)部或委托項目部自購物資：除業(yè)主采購供應(yīng)以外的其它主要物資，包括鋼材、水泥、商品砼、鋼軌、道岔、連接件及配件、橋梁梁片等;

　　項目部采購：0.5萬元人民幣以下不構(gòu)成工程主體的零星急用物資;

　　集司參與采購：在一個標(biāo)段內(nèi)由兩個及以上公司施工且需招標(biāo)采購的物資;

　　招(議)標(biāo)采購：一次性采購價值在0.5萬元人民幣及以上的物資;公司物設(shè)部可委托項目部招(議)標(biāo)采購部份物資。符合招標(biāo)條件而因特殊原因未實施者須報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　物資采購堅持“優(yōu)質(zhì)、可靠、低成本”的原則。公司對主要物資生產(chǎn)(供應(yīng))商實行準(zhǔn)入制度，動態(tài)管理。甲供物資的合格生產(chǎn)(供應(yīng))商名錄執(zhí)行鐵道部規(guī)定，其他主要物資的合格生產(chǎn)(供應(yīng))商名錄由公司審定發(fā)布。主要物資采購必須在鐵道部和公司公布的合格生產(chǎn)(供應(yīng))商中進行。

　　合格供應(yīng)商名單的選擇和確定

　　在項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下組織工程、試驗、物資部門按以下內(nèi)容進行結(jié)構(gòu)材料合格供方的評定。

　　資源調(diào)查：各級物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員經(jīng)常性的開展物資市場調(diào)查，調(diào)查的主要內(nèi)容應(yīng)包括各種主要材料的供應(yīng)廠商、供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)價格、運輸條件等，同時應(yīng)注意收集供應(yīng)廠商的有關(guān)資料，為采購合同的訂立及采購合同的修改提供基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)支持。

　　物資適應(yīng)性檢驗：凡需要在采購前進行檢驗的物資，應(yīng)由試驗室根據(jù)物設(shè)部門提供的供應(yīng)商對其供應(yīng)的物資進行檢驗，試驗室出具檢驗報告及相關(guān)材料，物設(shè)部門根據(jù)試驗室提供的實驗結(jié)果擬定潛在供應(yīng)商候選名單。

　　供應(yīng)商資格預(yù)審：對于自購物資，物資管理部門根據(jù)物資申請計劃和工程技術(shù)要求選擇供應(yīng)商，選擇供應(yīng)商應(yīng)進行資格預(yù)審。資格預(yù)審應(yīng)審查：供應(yīng)商和代理商的企業(yè)簡介、營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證證書、企業(yè)財務(wù)狀況等資質(zhì)證明文件的完整性、真實性、準(zhǔn)確性、時效性，并將審查結(jié)果填入《供方評價表》。對于資源調(diào)查收集的各方面條件較好，價格較具優(yōu)勢的甲控物資潛在供應(yīng)商，我們應(yīng)盡量幫助其通過建設(shè)單位的資格預(yù)審。

　　供應(yīng)商考察：當(dāng)資格預(yù)審資料不完整或?qū)ξ镔Y有特殊要求或有關(guān)方面對資格預(yù)審有調(diào)查要求時，物設(shè)管理部門應(yīng)在采購前對供應(yīng)商進行考察，必要時應(yīng)會同工程技術(shù)和財務(wù)部門等參加。考察的內(nèi)容為資格預(yù)審尚未包括的項目或須核實的項目：如生產(chǎn)狀況、人員狀況、原料來源、設(shè)備配置、質(zhì)量保證能力、供貨保證能力、保險保函能力等。考察應(yīng)形成考察結(jié)果，并作為《供方評價表》評價的基礎(chǔ)資料。

　　供應(yīng)商評審：項目經(jīng)理部應(yīng)加強對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、供貨能力、質(zhì)量保證能力以及是否符合環(huán)保要求、價格等進行綜合評定，保留甲供、甲控物資供應(yīng)商相關(guān)資料，對不合格供應(yīng)商應(yīng)形成報告報建設(shè)單位;形成自購料供方評價表。評價結(jié)論由物資部填入《合格供方評定表》，經(jīng)評定小組會簽、項目經(jīng)理批準(zhǔn)后納入《合格供方名冊》，作為物資采購備選的《合格供方名冊》。

　　供應(yīng)商的選擇是贛龍項目物資采購管理中的一個重要組成部分。項目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的廠商提供均等的機會，體現(xiàn)市場經(jīng)濟運行的規(guī)則，控制采購成本，提高采購質(zhì)量。贛龍項目在供貨商選擇中，依據(jù)規(guī)定程序，通過向供貨商發(fā)出調(diào)查問卷、組織評審、實地考察相結(jié)合的方式，供貨商的實力及履約能力、資金和信譽度、產(chǎn)品質(zhì)量可靠性、在本行業(yè)(特別是同類項目)的業(yè)績、售后服務(wù)等進行評價，篩選出適合本項目的合格供應(yīng)商名單，以達到規(guī)避風(fēng)險、質(zhì)優(yōu)、價優(yōu)、保障供應(yīng)的目的。

　　供應(yīng)商的管理

　　對合格供應(yīng)商的資格審查。物資部對評定的《合格供方》建立檔案，跟蹤管理，每年進行一次評價，做出保持或取消供方資格的建議，經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。物設(shè)部門保留《供方評價表》(必須有評價結(jié)果)，對通過合格供方評價的供應(yīng)商，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)會簽后，相關(guān)資料報公司物設(shè)部審核合格后，列入《合格供方名冊》。《合格供方名冊》應(yīng)進行動態(tài)管理，每年由原評價、選擇單位對合格供方進行一次復(fù)評，并將所供產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時間、售后服務(wù)等業(yè)績，以及是否保留其合格供方資格等填入“物資供方復(fù)評記錄”，于每年3月10日前報公司物設(shè)部;對供貨不及時現(xiàn)象較普遍且在通告后仍未好轉(zhuǎn)的，或供貨不及時造成較嚴(yán)重影響，除按照合同及時索賠外，應(yīng)通過評審會議，及時將其從《合格供方名冊》中注銷。

　　結(jié)合贛龍項目對供應(yīng)商的管理實際，筆者認(rèn)為，物資采購后期的管理工作，除落實供應(yīng)商的售后服務(wù)，同時還要把對供應(yīng)商的管理納入項目采購管理的一個部分。通過對供應(yīng)商的管理。一方面可以通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證.另一方面又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢。

　　與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。對于業(yè)主來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給業(yè)主帶來有效的成本控制利益。

　　對供應(yīng)商的行為實施績效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進行績效管理，以評價供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。這樣有利于促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)優(yōu)價及時地供貨。

　　業(yè)主自采的組織與實施

　　主要采取公開招標(biāo)方式進行采購。委托具備相應(yīng)資質(zhì)的招標(biāo)代理機構(gòu)進行代理。在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)進行公開招標(biāo)。招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)從招標(biāo)方案的制定、投標(biāo)單位的資質(zhì)審查、開標(biāo)評標(biāo)、定標(biāo)等各重點環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。業(yè)主紀(jì)檢監(jiān)察部門全過程參與監(jiān)督。公開招標(biāo)方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，幫助業(yè)主以最低價格取得符合要求的物資設(shè)備，有利于控制采購成本。項目大宗物資，如鋼筋、鋼材、水泥、木材、油料等的采購，對工程進度和工程成本影響很大，必須考慮供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題，避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，一般來說，某一種大宗設(shè)備材料的采購.選擇供應(yīng)商的數(shù)量以不超過2—3家為宜，來規(guī)避采購風(fēng)險。這種做法對于業(yè)主來說，尋求多家供應(yīng)，保證了所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，減少了項目資源供應(yīng)的風(fēng)險，有利于對供應(yīng)商進行壓價，提高了采購成本控制效果。

　　降低采購成本的措施

　　編制采購預(yù)算。預(yù)算不僅是計劃活動的一個方面，它還具備一種控制機能。編制采購預(yù)算的目的，就是要在采購行為之前對采購成本進行估計和預(yù)測.對整個項目資金進行理性規(guī)劃。采購預(yù)算不但能夠?qū)Σ少徺Y金進行合理的配置，還能對采購實施過程中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保其在合理的范闈內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項目資金的使用效率.優(yōu)化采購管理中資源調(diào)配，從而達到控制采購成本的目的。

　　有效規(guī)避采購環(huán)境的影響。贛龍項目工期較長。物資采購的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響。外部環(huán)境包括國內(nèi)和國際環(huán)境。國際采購環(huán)境的變化，例如，鋼材、有色金屬、水泥、油料等價格的波動，對國內(nèi)原材料的價格將產(chǎn)生影響;國內(nèi)外部環(huán)境的影響包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、金融危機的存在等各種因素。因此.物資采購策略和采購計劃制定，必須充分考慮國內(nèi)外采購環(huán)境對采購的影響，在準(zhǔn)確評價和預(yù)測的基礎(chǔ)上，制定有效措施加以規(guī)避。

　　建立靈敏的市場信息反應(yīng)機制。業(yè)主如果缺乏對采購市場相關(guān)信息的及時了解和掌握，會造成采購工作的延誤。采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，必須建立靈敏的市場信息反應(yīng)機制.及時準(zhǔn)確掌握市場動態(tài)和變化趨勢，把握主動權(quán)。這種機制包括：建立重要供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫、同類物資的價格目錄數(shù)據(jù)庫、供應(yīng)商考核記錄數(shù)據(jù)庫等，并定期研究分析市場情況。通過建立完善市場信息反應(yīng)機制，為制定采購策略、采購計劃，選擇采購方式、采購時間.提供可靠的依據(jù)。

　　根據(jù)施工需求進行采購備料物資采購必須滿足施丁進度計劃對物資的需求。除了滿足計劃，還要有一定裕度的備料，以保障工程的順利實施。同時，根據(jù)現(xiàn)場施工情況科學(xué)地籌劃采購庫存.做到既不能影響工程施工，又要考慮采購成本，防止設(shè)備物資壓庫造成項目資金積壓。此外，還應(yīng)根據(jù)項目資金情況預(yù)測市場價格的變化備料，以降低采購成本。例如，鋼筋、鋼材等大宗材料采購，對工程造價影響較大，這就有必要根據(jù)市場價格浮動的趨勢和工程施工計劃，同時還要考慮周轉(zhuǎn)資金的有效利用和利率等情況，選擇合適的進貨時間和批量.以避免受外部環(huán)境的影響。

　　強化全流程控制，有效控制總成本。樹立采購全流程成本控制理念，把總成本的有效降低作為衡量成本控制效果的主要標(biāo)準(zhǔn)，而不是單一的針對采購物資設(shè)備或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品同然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。如果單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會體現(xiàn)在項目采購管理的利潤之中的。因此，在實施采購過程中，應(yīng)該從項目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。

　　(作者：陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張月芳)

【相關(guān)閱讀】

• 走出物資集采難困境
• 中鐵大橋局：用電子商務(wù)平臺管住幾十億元物資采購
• 如何做好項目管理中的物資采購管理
• 物資管理的無奈與尷尬