從階段性管理到全過程管理

發(fā)布日期：2014-08-05來源：本網(wǎng)編輯：龔煒

[摘要]結(jié)算工作是系統(tǒng)工程、動態(tài)管理，貫穿于項目管理的生命周期，絕不是工程竣工后才開始的工作。

　　有種觀點認(rèn)為，工程竣工結(jié)算，就是預(yù)算人員的任務(wù)，筆者看到一些施工單位，項目部在施工過程中紅紅火火，一旦竣工驗收了，就“各奔東西”，覺得竣工結(jié)算是預(yù)算人員的事情，和現(xiàn)場管理人員沒關(guān)系，更有甚者，由于人員離職，交接工作沒有做好，造成現(xiàn)場一些沒有認(rèn)定的簽證因缺乏了解，最終不了了之。

　　在工程越來越大，程序越來越多的今天，項目管理呈現(xiàn)了越來越強的系統(tǒng)性，環(huán)環(huán)相扣，從開始到結(jié)束，是一個完整的周期，應(yīng)該以系統(tǒng)眼光看待，所以，竣工結(jié)算能否做好，不是最后一刻才揭開蓋子，應(yīng)該從項目一開始就要做好相關(guān)工作，保證資料齊備，才能為竣工結(jié)算創(chuàng)造良好的前提。因為只有確認(rèn)了項目結(jié)算才能真正確認(rèn)項目收益，只有收回項目結(jié)算款項才能真正實現(xiàn)項目收益。項目結(jié)算和款項的回收是企業(yè)項目經(jīng)濟指標(biāo)實現(xiàn)和考核的重要依據(jù)，是提高企業(yè)資金利用效率、加速資金周轉(zhuǎn)的重要保障。

　　項目結(jié)算報告完成，依據(jù)的資料包括：招投標(biāo)書、合同、工程清單、竣工圖紙、施工期間形成的設(shè)計變更、施工組織設(shè)計、施工方案、工程簽證、材料批價、會議紀(jì)要等文件。從其依據(jù)的內(nèi)容分析，項目結(jié)算工作是系統(tǒng)工程、動態(tài)管理，貫穿于項目管理的整個生命周期，絕不是工程竣工后才開始的工作。因此，從階段性管理到全過程管理，重點應(yīng)做好以下各階段的工作。

　　項目經(jīng)營和招、投標(biāo)階段

　　掌握全面、準(zhǔn)確的信息。目前開發(fā)企業(yè)良莠不齊，在雙方的合作關(guān)系中，建筑施工企業(yè)處于相對弱勢的地位，開發(fā)企業(yè)的資金實力、企業(yè)信譽等都有可能給項目結(jié)算、資金回收帶來極大的風(fēng)險。這要求我們在承攬項目的時候一定要對對方進(jìn)行全方位的考察，了解對方的資金狀況、來源以及對方在市場上的口碑、信譽等，以保證項目后期的結(jié)算、資金回收能夠順利進(jìn)行。同時，經(jīng)營人員必須具備一定的、與工程結(jié)算有關(guān)的商務(wù)知識，協(xié)助造價人員從項目的結(jié)算依據(jù)、結(jié)算方式、付款周期、比例等造價環(huán)節(jié)進(jìn)行項目決策。

　　現(xiàn)階段因為競爭比較激烈，有的承建方不注重招標(biāo)文件的研究，抱著先攬工程再想辦法賺錢的思想，用很低的價格中標(biāo)，結(jié)果在工程承建過程中，因為文件的條款沒有吃透，給自己造成很大的壓力，甚至帶來虧損。

　　合同簽定階段

　　思想上高度重視。簽定合同是項目結(jié)算依據(jù)的法律確定，從系統(tǒng)管理角度分析，合同簽定意味著原則上確定了項目的收益水平，需高度重視。由于當(dāng)前建筑市場的特殊性，很多項目往往在前期經(jīng)營階段已經(jīng)確定了項目的結(jié)算方式，但在招投標(biāo)工作完成后的合同簽訂階段并不是簡單的將雙方事前商定好的內(nèi)容落實到標(biāo)準(zhǔn)文本上，而是應(yīng)該結(jié)合項目實際情況及以往合同執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，對合同有關(guān)結(jié)算條款進(jìn)行仔細(xì)研究，防止出現(xiàn)大的漏洞，規(guī)避施工以及結(jié)算過程中有可能出現(xiàn)的風(fēng)險，避免給項目最終結(jié)算留下難以解決的問題。從結(jié)算角度分析，合同宜細(xì)不宜粗。

　　吃透合同內(nèi)容。合同的重要性已經(jīng)被施工企業(yè)廣泛重視，目前，一些比較有實力的企業(yè)都有商務(wù)部和風(fēng)險管控部，用來應(yīng)對合同簽訂過程中的風(fēng)險，避免因為合同沒有吃透而帶來結(jié)算上的風(fēng)險。

　　以青建集團(tuán)為例，工程合同在簽訂階段，首先由分公司預(yù)算部進(jìn)行審核，細(xì)化表達(dá)模糊的條款，查找可能引起糾紛的合同漏洞，并對關(guān)鍵指標(biāo)和條款作出分析，然后由分公司總經(jīng)理牽頭，組織評標(biāo)會，邀請集團(tuán)有此類工程經(jīng)驗的商務(wù)人員參與，共同把關(guān)，并對合同進(jìn)行綜合評審，計算盈利狀況，一般性合同到此為止，若遇到工程標(biāo)額比較大的合同，則還需要集團(tuán)商務(wù)部組織評標(biāo)會，邀請更高級別的專家出席，對合同進(jìn)行全方位的評審。

　　筆者曾遇到青島某個施工單位，在合同簽訂過程中，因為覺得業(yè)主方實力較強，且與該業(yè)主合作較好，在業(yè)主方的勸說下，放棄了優(yōu)先賠償權(quán)，結(jié)果業(yè)主方因為受調(diào)控的影響比較大，幾個項目資金沒有周轉(zhuǎn)過來，造成該項目拖欠款異常嚴(yán)重，最終該在建項目被拍賣，由于施工方放棄了優(yōu)先賠償權(quán)，結(jié)果造成了幾百萬的損失。

　　項目施工階段

　　市場經(jīng)營有句話“施工現(xiàn)場就是經(jīng)營市場”，同樣適應(yīng)于項目結(jié)算工作。項目按期高質(zhì)量完成合同約定，是對項目結(jié)算和資金回收的有力支持。必須把項目干好、管好，才能真正算好。

　　在施工階段，工程結(jié)算最重要的工作時資料管理，它是項目工程結(jié)算最終能否順利進(jìn)行、盈利目標(biāo)能否實現(xiàn)的關(guān)鍵，也是提升施工企業(yè)結(jié)算工作整體水平的基礎(chǔ)工作和重要環(huán)節(jié)。很多工程項目竣工后結(jié)算久審不結(jié)，效果不理想，與施工企業(yè)在結(jié)算資料管理上的認(rèn)識不到位、管理要求和標(biāo)準(zhǔn)不高有直接關(guān)系。從項目結(jié)算實踐看，重點做好三個方面的工作：

　　項目管理團(tuán)隊要有全員成本管理意識。現(xiàn)場所有工作包括施工組織設(shè)計、施工方案編制等都要從結(jié)算管理角度進(jìn)行比對決策，避免預(yù)算員在算，施工員在干的局面，在編制方案的過程中，商務(wù)人員以及材料人員都要及時跟進(jìn)，評估采取該項方案對施工成本的影響。

　　工程簽證、材料批價等結(jié)算資料要及時辦理。實踐證明如果拖延過久，甚至到工程結(jié)算階段尚不完善，往往喪失了最佳辦理時間，以致后期花費大量時間、精力、財力也達(dá)不到預(yù)期效果。這一點在與大業(yè)主合作時要格外重視，因為大業(yè)主往往自身有一套嚴(yán)格的簽證辦理流程，施工單位要按照業(yè)主方的流程進(jìn)行，才能順利辦理，有的施工單位不注意研究業(yè)主方的制度和規(guī)定，只按照自己的流程進(jìn)行，往往會引起不必要的糾紛。而有的時候，施工單位也要善于和業(yè)主方溝通，尋找有利于自己的解決途徑。

　　如青建第五分公司在承建青島萬科·藍(lán)山項目過程中，雖然青建對于現(xiàn)場簽證的辦理，青建已經(jīng)有一套很成熟的流程和體系，但這些體系的某些地方與業(yè)主方的規(guī)定存在沖突，于是項目部將兩者的制度進(jìn)行對比，找出沖突的地方，與業(yè)主進(jìn)行協(xié)商。開始的時候，由于業(yè)主方在流程上環(huán)節(jié)較多，戰(zhàn)線拉得較長，要牽扯商務(wù)人員很大的精力，尤其對于大額簽證，往往要一個月甚至更長的時間才能認(rèn)定。項目部經(jīng)過協(xié)商，對于大額簽證，通過工程定案的方式，避開了多道流轉(zhuǎn)手續(xù);對于小額簽證，則由專人負(fù)責(zé)，發(fā)生的三天內(nèi)提出，一個月確認(rèn)，并進(jìn)入下個月的結(jié)算，事實認(rèn)定清楚。這一措施得到了業(yè)主方的認(rèn)可：“在萬科青島公司的合作伙伴中，商務(wù)管理做得最好的是青建。”

　　結(jié)算資料要完整有效。結(jié)算資料要根據(jù)相關(guān)規(guī)定和合同約定用規(guī)范的結(jié)算術(shù)語描述。現(xiàn)實中經(jīng)常因為結(jié)算資料語言描述不規(guī)范、不全面或者手續(xù)不完善，而使審計工作的各相關(guān)方具備產(chǎn)生爭議的空間，導(dǎo)致收益受損。

　　項目竣工、編制結(jié)算報告階段

　　這是竣工結(jié)算的關(guān)鍵階段，某種程度上，起著一錘定音的作用，筆者認(rèn)為應(yīng)該主要做好兩方面工作：

　　培養(yǎng)高水平的結(jié)算團(tuán)隊。工程量計算是竣工結(jié)算最主要的工作，約占結(jié)算工作量的70%左右，計算結(jié)果是否全面、準(zhǔn)確直接取決于造價結(jié)算人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心 。因此必須重視和培養(yǎng)有水平、高素質(zhì)的結(jié)算團(tuán)隊。這個過程非朝夕之功，但是需要企業(yè)制定相應(yīng)的制度和培養(yǎng)體系，逐步培養(yǎng)一支有經(jīng)驗、水平高的團(tuán)隊。

　　編制竣工結(jié)算報告。將所有結(jié)算資料與項目、技術(shù)、財務(wù)、物資等部門密切配合整理按合同約定時間及時上報，推進(jìn)審計工作及時進(jìn)行。這個過程需要各部門人員通力協(xié)作，因為哪一個環(huán)節(jié)都將影響最終結(jié)算的時間，所以要有整體性的統(tǒng)籌和策劃，編制進(jìn)度計劃圖，并有專人，最好是公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)督辦。

　　結(jié)算審計階段

　　當(dāng)前項目結(jié)算多為委托第三方進(jìn)行審核，且審計費用收取與結(jié)算審減額掛鉤，雙方成為矛盾統(tǒng)一體，在這個過程中，要注意掌握以下原則：

　　審計工作開始之前，要有整體審計方案策劃，確定審計預(yù)留。以真誠和信任與對方交朋友，根據(jù)對方的性格、處事方式、審計慣例等隨時掌握第一手信息和資料，具體問題具體分析，做到心中有數(shù)，有的放矢，及時處置。

　　審計結(jié)論最終確定，是各相關(guān)方平衡的結(jié)果，學(xué)會適當(dāng)妥協(xié)。原則就是抓大放小，發(fā)生爭議時，既要堅持原則，又要講究方式方法，力爭項目結(jié)算取得好的結(jié)果。

　　總之，項目結(jié)算是一門專業(yè)性、政策性、知識性、和技巧性很強的工作，貫穿于整個建設(shè)項目的全過程。不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，同時也需要企業(yè)各部門的密切協(xié)作配合，共同來完成。只有做到認(rèn)識到位、分工協(xié)作、齊抓共管才能做好項目結(jié)算工作，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

　　(作者：青島建設(shè)集團(tuán)建興工程有限公司總經(jīng)理 盧振山 )

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