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讓項目部印章更安全有效地運用

發(fā)布日期:2015-07-08來源:本站編輯:宋珍珍

[摘要]

  文/張昊暘

  施工企業(yè)運營以項目管理運作為主要特征,在充分發(fā)揮項目經(jīng)理主觀能動性、給施工企業(yè)帶來較大經(jīng)濟效益的同時,由于項目部簽章不當而使施工企業(yè)承擔極大的法律和經(jīng)營風險的現(xiàn)象時有發(fā)生,可以這樣說,在當前的建設(shè)工程施工合同糾紛案件中,施工企業(yè)的法律風險很大一部分來自于項目部印章的使用不當。因此,有必要引起施工企業(yè)的高度重視。

  企業(yè)的經(jīng)營管理離不開法人印章。根據(jù)工商行政管理機關(guān)的登記要求,企業(yè)在工商行政管理機關(guān)登記的印章包括行政章(即法人章)、財務章、合同章、業(yè)務章等。從法律上講,上述印章對外均可代表企業(yè)。但施工企業(yè)由于施工項目眾多、分散,且項目所在地常常與企業(yè)住所地不在同一個地區(qū),在企業(yè)未在項目所在地設(shè)立分公司的情況下,為了方便經(jīng)營,項目部印章便得到了廣泛的運用。由于項目部系施工企業(yè)內(nèi)部機構(gòu),不具備法人資格,未辦理工商登記,因此,在使用項目部印章的場合,如何認定項目部印章的法律效力及相關(guān)合同的效力,對于施工企業(yè)而言具有重要的意義。

  項目部印章使用不規(guī)范現(xiàn)象

  一是以項目部或者施工企業(yè)名義簽訂專業(yè)分包、勞務分包、材料采購、設(shè)備租賃等合同,加蓋項目部印章,但因未經(jīng)施工企業(yè)內(nèi)部管理流程審核,在合同內(nèi)容如訴訟管轄、違約金約定等方面,易出現(xiàn)對己方較為不利的瑕疵性條款。

  二是在工程施工合同已經(jīng)簽訂的基礎(chǔ)上,項目部與業(yè)主書面訂立補充協(xié)議,簽約主體為項目部,補充協(xié)議加蓋項目部印章,但該補充協(xié)議對原施工合同諸如工期、價款、違約責任等作出了實質(zhì)性修改,為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來隱患。

  三是以項目部名義向業(yè)主發(fā)函,加蓋項目部印章,作出諸如停止施工等通知,實質(zhì)上是對原施工合同進行了單方面變更,使企業(yè)面臨違約風險。

  四是在一些簽約主體非施工企業(yè)的協(xié)議書、合同書上由于種種原因在“發(fā)票抬頭單位”“實際使用人”等處加蓋項目部印章,往往因此確認了原與施工企業(yè)無關(guān)的債權(quán)債務關(guān)系,導致施工企業(yè)承擔不必要的債務。

  五是在分包商材料采購、設(shè)備租賃等合同作為鑒證方、擔保方等予以加蓋項目部印章,導致施工企業(yè)承擔擔保責任或民事責任;

  六是分包商私刻“某某項目經(jīng)理部某分部”印章,但在項目部和分包商的往來文件中使用此枚印章,而項目部未提出異議,實際即是確認了該枚印章的法律效力,導致施工企業(yè)為分包商承擔債務。

  項目部簽章之效力分析

  如何認定項目部簽章的效力,應區(qū)分不同情形,分別加以考慮分析。

  施工企業(yè)出具載明委托事項及委托權(quán)限的授權(quán)委托書,授權(quán)項目部印章在委托事項及委托權(quán)限內(nèi)代表施工企業(yè)。項目部印章未超越委托事項及委托權(quán)限范圍的,項目部印章應視為施工企業(yè)印章,對施工企業(yè)產(chǎn)生法律效力,不能因項目部不具備法人資格或未經(jīng)工商登記而機械地認定項目部印章沒有法律效力。

  項目部印章如超越委托事項及委托權(quán)限,如施工企業(yè)追認,則項目部印章視為施工企業(yè)印章,對施工企業(yè)產(chǎn)生法律效力;如施工企業(yè)未追認,按下述第四種情形處理。

  施工企業(yè)出具授權(quán)委托書,但委托事項及委托權(quán)限不明確。此種情況下,施工企業(yè)應對其授權(quán)不明確負責,項目部印章應視為施工企業(yè)印章,對施工企業(yè)產(chǎn)生法律效力。

  施工企業(yè)未出具授權(quán)委托書,但事后認可項目部印章。此種情況下,項目部印章視為施工企業(yè)公章,對施工企業(yè)產(chǎn)生法律效力。

  施工企業(yè)未出具授權(quán)委托書,事后也不認可項目部印章。對方當事人如能能夠提供證據(jù)證實盡管使用的是項目部印章,但合同的實際履行者是施工企業(yè)(例如建設(shè)工程施工合同由施工企業(yè)簽訂,工程竣工結(jié)算由施工企業(yè)與發(fā)包方進行等),或能夠提供施工企業(yè)認可項目部印章對外效力的其他證據(jù),則應視為施工企業(yè)追認項目部印章,項目部印章對施工企業(yè)產(chǎn)生法律效力。

  上述情形之外,準用我國民法及合同法無權(quán)代理相關(guān)規(guī)定,凡不需法定資質(zhì)即可進行的行為(如項目部購買材料或設(shè)備租賃等消費行為),應認定項目部印章具有法律效力,合同相應有效,但因項目部不具備民事主體資格,不能獨立承擔民事責任,其民事責任由施工企業(yè)承擔;如法律、行政法規(guī)規(guī)定需法定資質(zhì)方可進行的行為(如施工行為,為他人債務提供保證等),則應認定為項目部主體不合格,以項目部印章簽訂的合同相應無效,但項目部因合同無效產(chǎn)生的法律責任由施工企業(yè)承擔,同時,施工企業(yè)應承擔其所屬項目部違反資質(zhì)管理相關(guān)規(guī)定的法律責任。

  現(xiàn)以項目部擅自對外提供擔保為例。根據(jù)《擔保法》第七條規(guī)定:具有代為清償債務能力的法人、其他組織或者公民,可以作保證人;最高人民法院《關(guān)于適用<中華人民共和國擔保法>若干問題的解釋》第十五條規(guī)定:擔保法第七條規(guī)定的其他組織主要包括:(一)依法登記領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照的獨資企業(yè)、合伙企業(yè);(二)依法登記領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照的聯(lián)營企業(yè);(三)依法登記領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照的中外合作經(jīng)營企業(yè);(四)經(jīng)民政部門核準登記的社會團體;(五)經(jīng)核準登記領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道、村辦企業(yè)。項目部不屬前述可以作為保證人的范圍。根據(jù)《擔保法》第十條規(guī)定:企業(yè)法人的分支機構(gòu)、職能部門不得為保證人。企業(yè)法人的分支機構(gòu)有法人書面授權(quán)的,可以在授權(quán)范圍內(nèi)提供保證。即使項目部算作企業(yè)的分支機構(gòu),亦要有企業(yè)的書面授權(quán),方可在授權(quán)范圍內(nèi)提供保證。據(jù)此,以項目部簽章簽訂的保證合同為無效保證合同。但根據(jù)最高人民法院《關(guān)于適用<中華人民共和國擔保法>若干問題的解釋》第七條規(guī)定:主合同有效而擔保合同無效,債權(quán)人無過錯的,擔保人與債務人對主合同債權(quán)人的經(jīng)濟損失,承擔連帶賠償責任;債權(quán)人、擔保人有過錯的,擔保人承擔民事責任的部分,不應超過債務人不能清償部分的二分之一。項目部明知自己不具有擔保人資格而為債權(quán)人提供保證擔保,顯然存在過錯,而債權(quán)人在與項目部確立保證擔保關(guān)系時,應審查其有無保證資格,債權(quán)人明知保證人是項目部而同意其提供擔保,沒有盡到妥善的注意和審查義務,對擔保行為無效也有過錯,因此項目部應當在債務人不能清償部分的二分之一范圍內(nèi)承擔賠償責任,且又因項目部非獨立的民事主體,不能獨立地對外承擔民事責任,也就不能對外承擔無效保證責任,則由施工企業(yè)承擔民事責任。審判實踐中,施工企業(yè)會提出關(guān)于已過保證期間的抗辯,但無論是約定的還是法定的保證期間,均只適用于主合同及保證合同皆為有效的情況下,保證合同無效,合同約定的或法律規(guī)定的保證期間即喪失了法律適用條件,項目部及施工企業(yè)承擔責任的期限在時間上只受訴訟時效的限制,在債權(quán)人知道或應當知道的損失產(chǎn)生之日起2年以內(nèi),也即主債務履行期限屆滿時起算。

  項目部印章被他人盜用或私刻、擅自使用。根據(jù)最高人民法院有關(guān)司法解釋,行為人盜用單位公章簽訂經(jīng)濟合同,單位對因行為人的犯罪行為造成的損失,不承擔民事責任;行為人私刻、擅自使用公章,除非有證據(jù)證明單位存在明顯過錯且該過錯與被害人經(jīng)濟損失之間存在因果關(guān)系,否則單位不承擔民事責任。

  在該種情形下,項目部應當注意保存相關(guān)證據(jù),如報案記錄、用章記錄等,以備將來引起糾紛時使用。

  綜上所述,無論何種情形,施工企業(yè)均會對其項目部印章承擔法律責任。因此,施工企業(yè)有必要加強對項目部印章的管理,建立健全項目部公章管理制度,以防范項目部印章使用不規(guī)范所致的潛在法律風險。

  項目部印章使用管理

  以上種種不規(guī)范的項目部印章使用情況,給施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來了隱患。筆者建議,企業(yè)應從以下幾方面做好項目部印章管理工作。

  建立健全項目部印章使用管理制度。建議包括下述內(nèi)容:明確,項目經(jīng)理為第一責任人但不得自行保管印章,指派專人負責印章的日常使用管理,管理員為直接責任人;以列舉形式限制項目部印章的使用范圍;實行嚴格的審批及登記制度,做到一章一請示,一章一登記;項目竣工時做好印章和審批單、登記記錄的移交手續(xù);建立項目部用印審批及登記的定期檢查、抽查制度;建立違反相應規(guī)章的處罰制度和責任追究制度。

  建立健全授權(quán)制度。施工企業(yè)在設(shè)立項目部時,以授權(quán)委托書的方式明確項目部的授權(quán)事項、授權(quán)范圍、授權(quán)期限,并將該授權(quán)委托書作為合同附件向業(yè)主等相關(guān)單位發(fā)送,保留其簽收記錄。對不希望或者不適宜由項目部決定的事項加以確定排除,比如建設(shè)工程總承包合同修改與變更、重大技術(shù)方案的變更、重大分包事項、重大財務事項以及對外提供擔保等,避免項目部擅作承諾給企業(yè)帶來風險。

  加強宣傳及培訓力度。以宣貫企業(yè)管理制度為重點,通過案例分享等方式,進一步提高項目部人員對規(guī)范項目部印章使用重要性的認識。包括,加強對項目經(jīng)理的培訓;其次,做好對印章管理人員的崗前培訓和相關(guān)制度交底工作;強化對管理制度的宣傳,幫助員工理解制度,以加大制度執(zhí)行力度等。

  (作者單位:中交第三航務工程局有限公司)

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