規(guī)范設(shè)備租賃合同的管理

發(fā)布日期：2015-09-11來源：編輯：李波

[摘要]

　　項目經(jīng)理部(以下簡稱項目部)雖然不具有法人資格，但它是施工企業(yè)最主要的利潤中心，體現(xiàn)著企業(yè)工程施工管理的整體水平。通過筆者對十幾年的項目部管理工作經(jīng)驗及近年項目部內(nèi)控檢查與測試中發(fā)現(xiàn)的問題進行總結(jié)，談一談項目部在設(shè)備租賃合同管理中常見的問題及原因分析。

　　租賃合同管理常見的問題及原因

　　租賃合同準備過程中常見問題。年度設(shè)備需求計劃編制不合理，未報企業(yè)總部有效審批。該事項影響項目部施工生產(chǎn)有序開展，不利于企業(yè)總部對企業(yè)所有設(shè)備進行二次平衡和投資決策分析。該問題的原因主要有三：(1)、項目部對施工難點、重點分析不透徹，施工計劃進度安排不合理造成設(shè)備需求計劃不合理;(2)、項目部向總部上報設(shè)備需求計劃不及時，失去了計劃統(tǒng)計的意義;(3)、企業(yè)總部對設(shè)備需求計劃批復(fù)滯后，影響了項目部的施工生產(chǎn)。追根究底，是相關(guān)業(yè)務(wù)人員不能充分了解設(shè)備需求計劃的作用，公司相關(guān)管理制度執(zhí)行不嚴造成的。

　　設(shè)備租賃決策無可行性分析。造成該問題的主要原因：(1)、項目部相關(guān)人員缺少對決策可行性進行專業(yè)分析的方法和經(jīng)驗;(2)、企業(yè)總部有關(guān)部門對項目部租賃的設(shè)備只批不審，審核流于形式;(3)、企業(yè)管理制度缺少租賃決策可行性分析的具體要求，管理制度不健全。

　　設(shè)備租賃未履行招標程序。這種情況在項目部設(shè)備租賃業(yè)務(wù)中普遍存在。更有甚者，一些項目經(jīng)理在不同地區(qū)的項目部任職時，舍近求遠，多年來只從同一家租賃公司租賃各類設(shè)備，這很容易滋生腐敗。未履行招標程序的主要原因：(1)、企業(yè)設(shè)備租賃管理制度對此未做明確要求，制度不完善;(2)、項目部相關(guān)部門對設(shè)備租賃業(yè)務(wù)招標程序不了解，無法有效組織租賃招標。

　　對租賃的設(shè)備性能狀況調(diào)查不全面。項目部只對設(shè)備外觀進行觀察，忽略對其性能及配件的檢查;只收集特種設(shè)備的檢驗報告及合格證，卻忽略驗證其時效性等，檢查內(nèi)容不全面。造成該問題的主要原因：(1)、相關(guān)人員不了解設(shè)備性能的檢查程序、檢查內(nèi)容和檢查方法;(2)、開展檢查工作時責(zé)任心缺失，工作疏漏而使檢查流于形式。

　　設(shè)備租賃申請報批不及時，臨時租賃設(shè)備甚至不報批。租賃申請不報批，容易造成企業(yè)總部對租賃事項監(jiān)管失控。該問題的主要原因：(1)、項目部履行程序不嚴;(2)、企業(yè)總部監(jiān)管不到位。

　　租賃合同簽訂過程中常見問題。合同評審不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：(1)、沒有進行合同評審。特別是租賃期滿，項目部續(xù)租設(shè)備并對原合同進行變更或新簽合同時，沒有進行合同評審;(2)、評審部門簽字不全。個別職能部門未進行評審簽字，評審不全面;(3)、評審程序倒置：項目經(jīng)理先簽“同意簽約”后再進行評審，影響評審人員對合同條款的專業(yè)判斷;(4)、評審流于形式。合同重要條款存在明顯缺陷或漏洞，評審時卻未發(fā)現(xiàn)，或是發(fā)現(xiàn)了卻仍然表示同意合同內(nèi)容，無任何異議記錄。合同評審不規(guī)范的主要原因：(1)、評審人員不了解合同評審的作用，程序執(zhí)行不嚴，使評審游玩形式;(2)、評審人員專業(yè)知識不豐富，職業(yè)素養(yǎng)不高，沒有發(fā)現(xiàn)并指正合同中存在的問題。

　　合同主要條款不明確。主要表現(xiàn)在：(1)、結(jié)算方式不明確。合同分別規(guī)定了按月和按臺班結(jié)算時的不同租賃價格，卻沒有約定采取何種結(jié)算方式;(2)、價格組成不明確。合同規(guī)定了租賃價格，但沒有明確該價格是否包含租賃期間的維修費、燃油費、保養(yǎng)費、保險費等，結(jié)算時容易發(fā)生爭議;(3)、租賃方式不明確。合同沒有明確約定干租或濕租的哪種方式，實際結(jié)算的租賃方式不統(tǒng)一;(4)、租賃的設(shè)備不明確。合同只約定了欲租設(shè)備的類型、噸位，但沒有約定其唯一的標識信息如車牌號、出廠編號等。造成該問題的主要原因有：(1)、項目部自行擬訂租賃合同，條款缺乏嚴謹性，隨意性大，漏洞多;(2)、企業(yè)總部沒有制訂經(jīng)專家評審的合同范本格式條款，并在所有項目部推廣應(yīng)用。

　　租賃價格不合理。表現(xiàn)為項目部在一定租賃期間內(nèi)，實際支付的租賃費總額顯著高于該設(shè)備在此期間內(nèi)的正常累計折舊總額。租賃價格不合理的的主要原因有四種：(1)、所租賃的設(shè)備可替代品少，市場稀缺;(2)、項目部對租賃市場調(diào)查不充分，價格談判被動;(3)、項目部內(nèi)外部關(guān)鍵人員串通勾結(jié)，貪腐舞弊;(4)、合同審查人員不細心，沒有發(fā)現(xiàn)合同中存在的問題，或是發(fā)現(xiàn)了問題卻沒有深入追究報告，責(zé)任心不強。

　　4、合同加蓋的是項目部公章而非企業(yè)合同專用章。造成該問題的主要原因是企業(yè)同時期存續(xù)的項目部點多面廣，每年有成千上萬份項目部合同需要蓋章。而企業(yè)總部只有一枚合同專用章，無法及時滿足需求。

　　5、項目部先租用設(shè)備，事后補簽合同甚至不簽書面協(xié)議。一旦在書面合同簽訂前發(fā)生較大的風(fēng)險損失事件，則難以明確界定雙方的權(quán)利和責(zé)任。造成該問題的主要原因：(1)、租賃雙方過去曾有良好的合作經(jīng)歷，雙方當事人在互信的基礎(chǔ)達成口頭協(xié)議;(2)、設(shè)備租賃相關(guān)的準備工作開展滯后，履行簽約程序，則影響了施工任務(wù)的緊急開展。

　　租賃合同履行過程中常見問題。實際租賃的設(shè)備與合同約定的不一致。主要表現(xiàn)為：(1)、實際租賃的設(shè)備型號與合同約定的自始至終不一致，合同執(zhí)行不嚴;(2)、實際租賃的設(shè)備在租賃期內(nèi)進行了更換，原合同未進行相應(yīng)的變更。

　　不按合同約定的期限支付租賃費。主要表現(xiàn)為：(1)、當期的租賃費結(jié)算后，財務(wù)部門無正當理由拖延一個較長的時間不入賬，不支付;(2)、違反合同規(guī)定，提前一年甚至更長的時期，結(jié)算并支付了設(shè)備租賃費。

　　應(yīng)變更的合同沒有變更。主要表現(xiàn)為：(1)、租賃期滿，項目部續(xù)租設(shè)備時，沒有及時對原合同進行變更或重新訂立合同;(2)、原合同約定的設(shè)備在租賃期間內(nèi)進行了事實調(diào)換，原合同未進行相應(yīng)的變更。

　　造成上述三個問題的主要原因：(1)、對合同的作用認識不清，執(zhí)行不嚴;(2)、不清楚合同變更的條件和程序;(3)合同執(zhí)行的監(jiān)督程序缺失。

　　租賃費結(jié)算依據(jù)不充分。主要表現(xiàn)為：(1)、按合同約定的月價格結(jié)算了當期租賃費，同時又結(jié)算了合同中未約定的設(shè)備加班使用費;(2)、按實際使用臺班數(shù)結(jié)算當期租賃費時，結(jié)算的臺班數(shù)無原始記錄，或原始記錄簽字不全，信息不完整;(3)、原始記錄數(shù)據(jù)不合理，存在弄虛作假的嫌疑。造成該問題的主要原因：(1)、合同執(zhí)行不嚴格，隨意性大;(2)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員不盡其責(zé)，疏于記錄;(3)、業(yè)務(wù)人員串通違紀，損公肥私。

　　無合同支付租賃費。這是項目部財務(wù)人員違反財經(jīng)紀律，未能有效履行監(jiān)督職能。

　　租賃合同管理中其他較突出的問題

　　租賃合同臺賬信息不全甚至無臺賬。造成該問題的主要原因：(1)、不了解合同臺賬的作用，因此不做臺賬;(2)、不了解臺賬的信息內(nèi)容，登記的合同臺賬重要信息缺失，臺賬流于形式;(3)、企業(yè)沒有制訂具體的合同臺賬管理制度。

　　設(shè)備退租不及時。項目部在一個較長的施工間歇期或是工程竣工中交期后，施工任務(wù)量不飽滿，租賃的設(shè)備退租不及時，利用率低。造成該問題的主要原因是項目部主要管理人員成本效益觀念淡薄。

　　租賃合同管理常見問題的解決辦法

　　從企業(yè)層面，要加強企業(yè)文化建設(shè)，培養(yǎng)員工風(fēng)險意識。筆者參與內(nèi)控測試的一家項目部，承擔(dān)著國家西氣東輸重點工程的建設(shè)任務(wù)，提出“只有荒涼的戈壁，沒有荒涼的人生”，大力加強企業(yè)文化建設(shè)，特別是發(fā)展有項目部特色的企業(yè)文化，增強了項目部員工責(zé)任心和愛崗敬業(yè)精神，激發(fā)了一幫年輕大學(xué)生的主觀能動性，創(chuàng)造性地解決了實際工作中遇到的各種難題。

　　同時，該項目部以公司《內(nèi)部控制管理手冊》及《項目管理手冊》的業(yè)務(wù)流程入手，以企業(yè)風(fēng)險為導(dǎo)向，在員工中開展集中培訓(xùn)、分專業(yè)培訓(xùn)及個人自學(xué)等多種形式的培訓(xùn)教學(xué)，不斷提高員工的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行力，增強了項目產(chǎn)員工特別是關(guān)鍵崗位員工的風(fēng)險意識，增強其法律意識。連續(xù)兩年對該項目部進行內(nèi)控測試，發(fā)現(xiàn)的例外事項明顯減少，項目管理水平明顯改善，風(fēng)險管控能力明顯提高。

　　從制度方面，及時健全、完善各項管理制度，并加大對其執(zhí)行力度的監(jiān)督檢查。具體來講，就是對項目部設(shè)備租賃業(yè)務(wù)進行全面梳理，編制項目部設(shè)備租賃業(yè)務(wù)流程，健全完善設(shè)備租賃管理制度并編制成冊，分發(fā)給企業(yè)員工學(xué)習(xí)使用。在工作實踐中，企業(yè)組織各部門及所屬單位業(yè)務(wù)骨干每年底進行制度梳理，并修訂相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，更新公司內(nèi)部控制管理手冊并及時在公司范圍內(nèi)進行發(fā)布，以有效指導(dǎo)業(yè)務(wù)實踐。

　　同時，企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)控、內(nèi)審、紀檢及財務(wù)等部門的監(jiān)督檢查職能，加強對管理制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的具有共性的問題，定期在公司所屬項目部進行通報，各單位針對共性問題自查自糾，并形成專題報告報總部有關(guān)部門，這樣，就可以形成全公司范圍內(nèi)的有效整改，避免查一處改一處的低效率行為。

　　針對租賃合同管理中具體問題，制定具體的解決辦法。一是通過施工圖紙會審，了解施工的難重點，制訂、分解并倒排施工計劃，合理編制項目部的年度設(shè)備需求計劃，根據(jù)分級授權(quán)原則，企業(yè)總部對特種設(shè)備及對企業(yè)有重大影響的設(shè)備開展租賃決策的可行性分析，其他設(shè)備租賃可行性分析授權(quán)項目部自行組織，但應(yīng)將分析結(jié)果報企業(yè)總部備案。

　　二是設(shè)備租賃由企業(yè)總部統(tǒng)一招標，集中租賃。建立設(shè)備租賃商合格名錄并在企業(yè)范圍內(nèi)發(fā)布，統(tǒng)一進行價格談判并簽訂協(xié)議。項目部選擇合格名錄內(nèi)的設(shè)備租賃商，選用租賃的設(shè)備。租賃費由企業(yè)總部結(jié)算支付。

　　三是制定租賃合同格式條款范本，經(jīng)專家評審?fù)ㄟ^后，發(fā)給項目部統(tǒng)一采用。項目部簽訂租賃合同時，未經(jīng)公司批準，不得擅自更改重要的格式條款。

　　四是刻制兩枚以上的合同專用章并編號、備案。項目部合同分類別、分區(qū)域加蓋合同專用章。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、對合同加蓋電子合同專用章，提高合同的報批、評審和簽訂效率。

　　(作者單位：中國石油天然氣第一建設(shè)公司)

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