分品類、分階段推進(jìn)集中采購

發(fā)布日期：2015-09-29來源：編輯：李波

[摘要]

中交第二航務(wù)工程局有限公司（以下簡稱“二航局”）的物資集中采購從2007年開始探索，至今已有八年，過程中歷經(jīng)了反復(fù)調(diào)研、建章立制、機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能分配、啟動推行、改進(jìn)完善、全面普及、板塊覆蓋、品種拓展等階段，目前已經(jīng)全面覆蓋了鋼筋品種、投資領(lǐng)域和海外板塊。

確定集中采購的目標(biāo)任務(wù)

集中采購的背景。市場經(jīng)濟(jì)條件下的現(xiàn)代企業(yè)競爭，實(shí)質(zhì)上是資源整合能力的競爭，資源整合能力決定了企業(yè)的市場創(chuàng)新能力、成本控制能力和市場服務(wù)能力。在信息技術(shù)快速發(fā)展、管理水平和決策效率不斷提高的條件下，現(xiàn)代化施工企業(yè)特別是大型施工企業(yè)推行集約化管理，實(shí)現(xiàn)“集約經(jīng)營、協(xié)同發(fā)展”，是提高資源整合能力的必然方式。正是在這一市場背景和企業(yè)發(fā)展需求的背景下，物資集中采購作為集約化管理的重要舉措之一，已成為當(dāng)前國內(nèi)外大型施工企業(yè)普遍實(shí)施的管理模式。

集中采購的目標(biāo)。集中采購是指將分散的物資需求集中到統(tǒng)一的管控平臺實(shí)施采購，通過集中的需求規(guī)模、集中的管控平臺、集中的支付保障，整合供應(yīng)鏈合作，實(shí)現(xiàn)項目材料成本、供應(yīng)效率、資本運(yùn)作、監(jiān)督手段的最優(yōu)化，提高物資采購對企業(yè)戰(zhàn)略的支持力度和廣度。

集中采購的任務(wù)。將建章立制和決策裁量集中到企業(yè)總部職能管理部門，將采購交易流程集中到采購中心，將供應(yīng)渠道集中到以企業(yè)內(nèi)部專業(yè)公司為龍頭，將供應(yīng)份額占比較大供方為主的戰(zhàn)略合作供應(yīng)鏈，將采購資金集中融入到企業(yè)資金集中管理體系，是集中采購的主要任務(wù)。

挑選集中采購的物資品類

物資集中采購品類的挑選，應(yīng)結(jié)合企業(yè)的主營范圍、采購的物資占比、每種物資的采購特點(diǎn)和市場營銷方式等主要因素挑選。

企業(yè)的主營范圍。二航局經(jīng)過60多年的發(fā)展，現(xiàn)已成為一家融設(shè)計、施工、科研、資本運(yùn)作于一體，以路橋、港航、鐵路、城市軌道交通、市政工程施工為主業(yè)，“大土木”、多元化經(jīng)營的大型工程建設(shè)企業(yè)，境內(nèi)市場遍布30個省、市、自治區(qū)。

采購的物資占比。類似于二航局的國內(nèi)外大型施工企業(yè)，其主營范圍所需采購的大宗物資主要包括鋼筋、鋼材(板材、型材、管材)、水泥、地材、預(yù)應(yīng)力材料、燃潤料、機(jī)電產(chǎn)品、化工產(chǎn)品、防護(hù)設(shè)施、工屬具、周轉(zhuǎn)材料、勞保用品等品類。按二航局多年的物資采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計，主要品類的金額占比分別為：鋼筋約45%，鋼材約25%，水泥約10%，預(yù)應(yīng)力材料約5%，周轉(zhuǎn)材料約5%，其他材料約10%。不論是從成本、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、資金等任何角度分析，毋庸置疑，前三項是施工企業(yè)必須高度關(guān)注的品類。

物資的采購特點(diǎn)。鋼筋和鋼材的采購特點(diǎn)是產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量要求穩(wěn)、行情波動頻、資金占用大、倉儲時間長、市場競爭強(qiáng)、信息很透明、倒逼計劃性，而相對鋼材而言，鋼筋具有品種規(guī)格少、廠家分布均、項目需求勻、市場庫存豐的更多特點(diǎn)；水泥具有地材屬性，兩者共同的采購特點(diǎn)是價低但量大、產(chǎn)地不易遠(yuǎn)、貯存受限制、結(jié)合進(jìn)度緊、量差需嚴(yán)控、易被反集中，而相對地材而言，水泥具有廠家系法人、已趨集團(tuán)化、質(zhì)量自控嚴(yán)、產(chǎn)能超過剩的更多特點(diǎn)。

市場的營銷方式。不同品種的物資，其市場營銷方式是不同的。多數(shù)鋼廠都先款后貨、自主定價、按月排產(chǎn)、很少庫存、品規(guī)不全，市場鋼貿(mào)一般現(xiàn)款現(xiàn)貨、價隨市場、波段操作、庫存充足、品規(guī)齊全、品牌有限、薄利多銷、賺取廠家規(guī)模返利，工程鋼貿(mào)一般積極投標(biāo)、適度賒銷、按需打款、即時提貨、配送到位、賺取墊資費(fèi)和服務(wù)費(fèi)，鋼材的集中采購只有平衡好供應(yīng)鏈中各方的利益方能流暢；水泥廠一般響應(yīng)項目的各種定價機(jī)制和回款條件，但隨著集團(tuán)化和上市對資金的嚴(yán)格要求以及產(chǎn)能過剩的壓力，水泥行業(yè)已趨向于有實(shí)力的代理商針對單個項目進(jìn)行墊資代理。

主要品種的要點(diǎn)。鋼筋集中采購的要點(diǎn)是促規(guī)模、保供應(yīng)、優(yōu)化融資；水泥集中采購的要點(diǎn)是提升話語權(quán)、降成本、創(chuàng)效益、保供應(yīng)；部分專用材料則作為補(bǔ)充，優(yōu)化打造供應(yīng)鏈。

綜合分析不難發(fā)現(xiàn)，鋼筋、水泥、部分專用材料是大型施工企業(yè)物資集中采購應(yīng)挑選的主要品類。

明確集中采購的機(jī)構(gòu)職能

大型施工企業(yè)往往項目數(shù)量多、地域分布廣、層級跨度大，只有不漏項、不交叉地明確了組織架構(gòu)中各層級單位部門的職能，才能保障集中采購的流暢實(shí)施。

局級總部。物資部門負(fù)責(zé)建章立制、平臺打造、監(jiān)督執(zhí)行、績效考核、供方管理，財務(wù)部門負(fù)責(zé)資金集中保障。

局級采購中心。負(fù)責(zé)交易平臺維護(hù)，承擔(dān)項目前期跟蹤、招標(biāo)評標(biāo)組織、結(jié)算支付登記、統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析等事務(wù)性工作。

子分公司。在本公司范圍內(nèi)的各項目貫徹落實(shí)集中采購工作，匯總計劃，參與招評標(biāo)，統(tǒng)計分析各項目的采購數(shù)據(jù)信息和績效指標(biāo)，維護(hù)本公司利益，協(xié)調(diào)解決相關(guān)方問題，推薦優(yōu)質(zhì)供方。

項目部。履行物資集采職責(zé)、承擔(dān)集采義務(wù)，具體包括提交招標(biāo)計劃、參與招標(biāo)評標(biāo)，簽訂采購合同、下達(dá)供應(yīng)計劃、現(xiàn)場驗(yàn)收材料、對賬結(jié)算簽認(rèn)、申請支付貨款、集采信息上傳、中標(biāo)供方評價。

物流公司。作為“1+N”供應(yīng)鏈中的重要一極，履行平抑價格、補(bǔ)位保供和拉長資金鏈、合規(guī)融資職能。即通過100%應(yīng)標(biāo)率和50%左右中標(biāo)率指標(biāo)平抑整體價格，控制企業(yè)資金投入總量；緊急情況下完全履行上級下達(dá)的保供指令，確保集采體系正常運(yùn)行；通過50%的需求集中和支付集中推動上游供應(yīng)鏈建設(shè)，拉長資金鏈，并整合“商商銀”鏈條，實(shí)現(xiàn)部分合規(guī)表外融資。

厘清集中采購的流程環(huán)節(jié)

集中采購的流程環(huán)節(jié)多而細(xì)，厘清方能忙而不亂，歸納起來主要包括如下環(huán)節(jié)。

項目跟蹤。采購中心通過企業(yè)經(jīng)營系統(tǒng)和工程管理系統(tǒng)跟蹤新接項目材料需求總計劃，原則要求收到工程中標(biāo)通知書或工程開工后20天內(nèi)，項目部上報集采物資招標(biāo)申請，以確保集采項目覆蓋面。

招標(biāo)議標(biāo)。采購中心整合招標(biāo)申請，編制招標(biāo)計劃，向合格供方發(fā)布招標(biāo)公告和招標(biāo)文件，組織開標(biāo)評標(biāo)，評標(biāo)報告報領(lǐng)導(dǎo)小組審批。

合同簽訂。項目部按經(jīng)過審批的評標(biāo)報告結(jié)果和中標(biāo)人簽訂采購合同，向相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)報備。

計劃傳遞。項目根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度、市場行情、資金狀況、庫存條件、現(xiàn)場道路、季節(jié)氣候等因素編制的月度供應(yīng)計劃或應(yīng)急供應(yīng)計劃經(jīng)過子分公司審核后，通過采購中心集中向供方下達(dá)。

供應(yīng)銜接。項目部主動敦促供方組織生產(chǎn)和發(fā)運(yùn)，供方及時向項目部反饋配載發(fā)貨詳情。

現(xiàn)場簽收。項目部即時簽收到場的材料質(zhì)量、數(shù)量和資料等。

對賬結(jié)算。項目部及時辦理對賬結(jié)算手續(xù)并上傳相關(guān)信息，采購中心及時登記。

如約支付。項目部及時主動按照合同約定申請支付，采購中心及時登記。

解決集中采購的關(guān)鍵問題

建立精細(xì)通用的價格機(jī)制。以價格波動頻繁的鋼筋為例，綜合單價M＝信息價A＋運(yùn)雜費(fèi)B＋貼息費(fèi)C＋調(diào)節(jié)價D的比價和調(diào)價機(jī)制已趨成熟，其中A為供需雙方和市場均認(rèn)可的第三方網(wǎng)站中距項目最近且最合理的城市實(shí)時信息價，C為供需雙方和市場均認(rèn)可的國家權(quán)威網(wǎng)站中項目所在地區(qū)直貼利率，A和C在招標(biāo)時統(tǒng)一日期和城市，以防止理解不一致，也便于統(tǒng)一糾偏，在合同簽訂和供應(yīng)結(jié)算過程中按網(wǎng)價波動對應(yīng)同步調(diào)整，B和D由投標(biāo)人自主填報，B不應(yīng)為零和負(fù)數(shù)，D可為正數(shù)或負(fù)數(shù)，B和D在合同簽訂和供應(yīng)結(jié)算過程中不予變更。當(dāng)然價格機(jī)制有很多種，在分散分批采購模式下，對于行情波動頻繁的鋼筋，在某個時段、某個城市或某個供方，的確會有比上述價格機(jī)制更低的“價格洼地”，但這種個例的發(fā)掘是不適宜在全項目周期、跨省市地域、全供應(yīng)鏈庫的集中采購體系中操作的，即便是在以項目為單位的分散采購體系中也不見得全面適用，這是犧牲了大型施工企業(yè)采購效率和監(jiān)督效率的，而統(tǒng)一精細(xì)通用的價格機(jī)制是集中采購的技術(shù)保障。

建立集中配套的支付保障。任何供應(yīng)廠商愿意積極長期地參與到集中采購體系中來，都是以連續(xù)訂單、必要利潤和按期收款為動機(jī)的，而按期收款又是最關(guān)注的。大型施工企業(yè)的項目分布面廣、人員流動性強(qiáng)、業(yè)主支付能力和檔期不均衡，項目上級的子分公司由于項目盈虧不一、裝備投入不一、歷史問題不一等因素也存在資金存量和預(yù)期、授信額度和到期的不一致，只有當(dāng)資金分級集中到更高層面的局級“蓄水池”，集中調(diào)配資金，集中管控授信，以豐養(yǎng)欠，以厚補(bǔ)薄，施工企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營才能得到有力保障，配套集中采購的支付信譽(yù)才能得到有力保障，集中采購中最關(guān)鍵的也是最常見的不誠信履約問題才能迎刃而解，并可實(shí)現(xiàn)變違約拖欠為合同內(nèi)約定延期支付。沒有集中配套的支付保障的集中采購即使推動起來了，也往往會很快停滯、倒退甚至失敗。需要說明的是，作為“1+N”供應(yīng)鏈體系中的內(nèi)部專業(yè)化物流公司，和項目同時享受到了較大的融資體量和較低的融資成本，但其對企業(yè)的貢獻(xiàn)則更為明顯，一是通過發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，在不高于外部市場報價中標(biāo)前提下的盈利給公司帶來了收益，二是通過發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，在不松于招標(biāo)支付條件前提下的支付手段為公司拓寬了融資渠道。

建立高效透明的信息平臺。集中采購的物資交付到項目必須要完成物流、商流、資金流、單據(jù)流等往來、閉合和重復(fù)的流程，其中單據(jù)流是必要的記錄憑證，但在計劃、合同、簽收、對賬、結(jié)算、支付等商流環(huán)節(jié)中，一套閉合的單據(jù)流難以在施工現(xiàn)場點(diǎn)多線長面廣和人員頻繁流動的情況下及時有效流轉(zhuǎn)，管控和服務(wù)單位也難以及時有效地進(jìn)行跟蹤、服務(wù)、監(jiān)督和統(tǒng)計。因此建立一個覆蓋各個環(huán)節(jié)、分配各種角色、劃分各級權(quán)限、信息隨時錄入、報表實(shí)時體現(xiàn)、業(yè)務(wù)財務(wù)對接、違規(guī)自動識別、數(shù)據(jù)長久保存的高效透明的信息化平臺就顯得尤為必要和重要。

強(qiáng)化相關(guān)部門的協(xié)同監(jiān)督。項目物資部門錄入信息的及時性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和全面性是上級子分公司和采購中心監(jiān)督和跟蹤的重點(diǎn)，供應(yīng)廠商的到貨日期、物資商標(biāo)、牌號材質(zhì)、磅重公差、尺型包裝、結(jié)算價格是項目部和上級子分公司監(jiān)督的重點(diǎn)，付款日期、付款金額、票據(jù)類型、付款對象、付款賬號是各級財務(wù)和采購中心監(jiān)督的重點(diǎn)，項目覆蓋面、結(jié)算總量、實(shí)供單位是子分公司和局總部兩級物資部門監(jiān)督的重點(diǎn)，采購中心的招標(biāo)組織和評標(biāo)判標(biāo)是項目部、子分公司和監(jiān)察部門監(jiān)管的重點(diǎn)。總之不同單位和不同部門的不同監(jiān)督重點(diǎn)是權(quán)力相互制衡、利益相互平衡的協(xié)同監(jiān)督出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。

統(tǒng)一各級領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識。上述的協(xié)同監(jiān)督重點(diǎn)正是集中采購中相關(guān)單位的利益重點(diǎn)，涉及到相關(guān)單位的各級領(lǐng)導(dǎo)，作為發(fā)起集中采購的最高層面領(lǐng)導(dǎo)者務(wù)必要統(tǒng)一下屬各級單位領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識并貫徹推動，方能垂直高效地落實(shí)集中采購工作。

提高物資隊伍的整體素質(zhì)。集中采購的多數(shù)環(huán)節(jié)和大量工作是由各級物資部門完成的，只有提高主管、采購、驗(yàn)收、料賬等各物資崗位，即物資隊伍的整體素質(zhì)，方能落實(shí)集中采購工作、踐行決策的管理意圖、實(shí)現(xiàn)集中采購乃至企業(yè)發(fā)展的總體目標(biāo)。

優(yōu)化績效指標(biāo)的考核體系。針對個人、部門、項目、子分公司、采購中心、資金中心等集中采購涉及到的利益相關(guān)方，制定并優(yōu)化績效指標(biāo)、輔以實(shí)質(zhì)性的考核和獎懲，實(shí)現(xiàn)牽引推動集中采購工作，并使其落到實(shí)處。

打造合作共贏的供應(yīng)鏈。供應(yīng)鏈打造的主要手段包括規(guī)模打造、信譽(yù)打造和規(guī)則打造。規(guī)模打造時可針對某個品類，根據(jù)項目分布密度和供應(yīng)廠商覆蓋密度，分省市、區(qū)域或年度進(jìn)行整合，需要說明的是，企業(yè)內(nèi)部專業(yè)化物流公司可向企業(yè)外部獨(dú)立經(jīng)營，在以內(nèi)部市場和資源為依托來拓展外部市場時，其規(guī)模打造優(yōu)勢更加明顯；信譽(yù)打造時除了上述的支付保障手段外，企業(yè)的品牌工程和有影響力的工程也是打造供應(yīng)鏈的“吸鐵石”；規(guī)則打造主要是指建章立制，管理辦法應(yīng)按照資格準(zhǔn)入、限定名額、分級評定、優(yōu)晉劣汰的原則制定，在資格準(zhǔn)入時可按認(rèn)知度和認(rèn)可度分為潛在、備選、合格、轉(zhuǎn)型、注銷和禁用等六種狀態(tài)，在分級評定時可按近三年供應(yīng)份額、供應(yīng)覆蓋區(qū)域、賬期拉長實(shí)力和投標(biāo)響應(yīng)度分為聯(lián)盟型、衛(wèi)星型和交易型三個等級，在優(yōu)晉劣汰時可按數(shù)據(jù)排名和項目評價進(jìn)行升級升格和降級降格。

通過上述對集中采購的目標(biāo)任務(wù)、品種挑選、機(jī)構(gòu)職能、流程環(huán)節(jié)和關(guān)鍵問題的分析，結(jié)合二航局近幾年鋼筋集采的成熟、投資領(lǐng)域和海外板塊的覆蓋以及水泥和部分專用材料的“試水”經(jīng)驗(yàn)，作者認(rèn)為大型施工企業(yè)的物資集中采購應(yīng)根據(jù)企業(yè)的組織管理架構(gòu)、成員單位采購品種的交集、規(guī)章制度的建立完善、集中配套的支付保障、信息化手段的建設(shè)支撐、協(xié)同監(jiān)督的執(zhí)行效力、各級領(lǐng)導(dǎo)的思想統(tǒng)一和重視程度、物資隊伍的整體素質(zhì)、績效指標(biāo)的設(shè)計與考核、市場對企業(yè)實(shí)力和信譽(yù)的認(rèn)知認(rèn)可程度、供應(yīng)鏈培育打造的廣度和深度等綜合因素，合理布局結(jié)構(gòu)，分品類、分階段地推進(jìn)。

（作者分別系中交第二航務(wù)工程局有限公司采購中心主任、中交二航局物流發(fā)展有限公司總經(jīng)理，中交第二航務(wù)工程局有限公司采購中心副主任、中交二航局物流發(fā)展有限公司副總經(jīng)理）

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