項(xiàng)目收尾

發(fā)布日期：2015-09-25來(lái)源：編輯：流水

[摘要]

　　 項(xiàng)目收尾(Project Conclusion) ：根據(jù)PMI(美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì))的概念，項(xiàng)目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是抓起合同，和客戶一項(xiàng)項(xiàng)的核對(duì)，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項(xiàng)目結(jié)束掉，也就是通常所講的驗(yàn)收。管理收尾是對(duì)于內(nèi)部來(lái)說(shuō)的，把做好的項(xiàng)目文檔等歸檔;對(duì)外宣稱(chēng)項(xiàng)目已經(jīng)結(jié)束;轉(zhuǎn)入維護(hù)期，把相關(guān)的產(chǎn)品說(shuō)明轉(zhuǎn)到維護(hù)組;進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)。

　　 簡(jiǎn)介

　　 談到項(xiàng)目收尾，可能很多同事都有一大段的牢騷，血淚史當(dāng)然是少不了的。相信誰(shuí)都經(jīng)歷過(guò)在項(xiàng)目“接近”結(jié)束的時(shí)候陷入困境的情況，客戶不斷的提出新要求;以為已經(jīng)干完了“該干的事情”，結(jié)果拿起合同一看，客戶要一項(xiàng)一項(xiàng)地對(duì)合同的話，根本就不可能驗(yàn)收。像眾多的中國(guó)IT公司一樣，合同收尾是最容易產(chǎn)生問(wèn)題的時(shí)候。如管理學(xué)上經(jīng)常提到的80-80理論，花了計(jì)劃的80%的時(shí)間以為完成了項(xiàng)目80%的工作，結(jié)果剩余的20%的工作又要花80%的計(jì)劃時(shí)間來(lái)完成。這樣的原因是什么呢，是否不能避免。

　　 在“seven-habits”里面提到一個(gè)好習(xí)慣：“Begin with the end.”這句話對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)確實(shí)是金玉良言。項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)候是不是看著最后的合同驗(yàn)收來(lái)做事呢?不止一次的聽(tīng)說(shuō)，有項(xiàng)目經(jīng)理在合同收尾的時(shí)候，客戶提出一項(xiàng)一項(xiàng)對(duì)合同來(lái)驗(yàn)收，才到處去找合同。這樣的項(xiàng)目怎么能夠“Begin with the end”。

　　 誠(chéng)然合同有些簽得比較“離譜”，能人之不能，把項(xiàng)目吹得能把客戶想要的一切都辦得到?？陀^來(lái)說(shuō)，這也不能怪業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員是很苦的，陪吃陪喝陪笑，打腫了臉裝胖子，在客戶面前信誓旦旦才能把項(xiàng)目簽下來(lái)，就差沒(méi)跪下來(lái)求客戶了。又怎么愿意去“騙”客戶呢?客戶是衣食父母，客戶就是全部，項(xiàng)目做得不好，最后難交待。但是項(xiàng)目啟動(dòng)之后，項(xiàng)目經(jīng)理是否就應(yīng)該好好的研究合同，與業(yè)務(wù)人員溝通，了解客戶最想要的是什么，然后重新列出項(xiàng)目的范圍，盡可能讓客戶認(rèn)同。這樣就算不能完全避免需求不斷增加不斷改變的風(fēng)險(xiǎn)，也能有所改善的。

　　 管理收尾

　　 管理收尾涉及為了使項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的驗(yàn)收正式化而進(jìn)行的項(xiàng)目成果驗(yàn)證和歸檔，具體包括收集項(xiàng)目記錄、確保產(chǎn)品滿足商業(yè)需求、并將項(xiàng)目信息歸檔，還包括項(xiàng)目審計(jì)。項(xiàng)目驗(yàn)收要核查項(xiàng)目計(jì)劃規(guī)定范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作或活動(dòng)是否已經(jīng)全部完成，可交付成果是否令人滿意，并將核查結(jié)果記錄在驗(yàn)收文件中。如果項(xiàng)目沒(méi)有全部完成而提前結(jié)束，則應(yīng)查明有哪些工作已經(jīng)完成，完成到了什么程度，哪些工作沒(méi)有完成并將核查結(jié)果記錄在案，形成文件。

　　 項(xiàng)目審計(jì)是正式評(píng)審項(xiàng)目進(jìn)展和成果的一個(gè)好方法。項(xiàng)目審計(jì)的目的，是明確完成的項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了哪些收益，實(shí)際成果和計(jì)劃中的預(yù)計(jì)成果比有哪些差異。

　　 管理收尾對(duì)降低軟件項(xiàng)目失敗率有重大的意義。為什么會(huì)失敗?有什么地方可以改進(jìn)?獲得了什么經(jīng)驗(yàn)?一系列的問(wèn)題應(yīng)進(jìn)行分析，這些是可迭代復(fù)用的資源，就好像軟件中的構(gòu)件一樣，總結(jié)得越多，資源就越豐富，能形成適合軟件企業(yè)自身的成熟的管理模式，造就管理上的本地化和漸近式復(fù)用，降低軟件項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)和管理成本。

　　 合同收尾

　　 合同收尾就是了結(jié)合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項(xiàng)。合同收尾需要對(duì)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)地審查，找出進(jìn)行本項(xiàng)目其它產(chǎn)品或本組織內(nèi)其它項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)值得借鑒的成功和失敗之處。

　　 合同收尾往往是項(xiàng)目經(jīng)理們最為頭痛的事情。理想的情況下，既要使客戶和用戶對(duì)軟件產(chǎn)品滿意，又要使公司順利地收到項(xiàng)目資金，造就一個(gè)“雙贏”的局面。項(xiàng)目先天就有很多不確定因素，比如說(shuō)，進(jìn)行采購(gòu)的市場(chǎng)人員并不清楚項(xiàng)目的具體實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)和難度，用戶需求不明確、不斷變更，等等。諸多因素最終都要在合同收尾最終解決。

　　 應(yīng)對(duì)措施

　　 需求的改變是項(xiàng)目經(jīng)理最頭疼的，客戶今天說(shuō)要天上的大雁，明天又想吃深海的石斑，作為買(mǎi)方?jīng)]有完全付款，當(dāng)然能夠喜歡要什么就要什么，但是怎么控制讓客戶盡量少地變口味呢，除了上面所說(shuō)的項(xiàng)目范圍的鎖定，還需要的就是做好溝通。有時(shí)候客戶只會(huì)從結(jié)果考慮，想要深海石斑，不會(huì)想到抓石斑魚(yú)是很不容易的，先要建造一條遠(yuǎn)洋漁船，結(jié)一張結(jié)實(shí)牢靠的大網(wǎng)，雇請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)豐富的船員。先要知道的是客戶最關(guān)心的是什么。如果客戶希望要吃的是滿漢全席，不管花多少錢(qián)，只要趕快上菜就滿意了，可以先答應(yīng)要求，然后來(lái)說(shuō)一點(diǎn)難度都沒(méi)有，不過(guò)需要1個(gè)月的時(shí)間去抓，那就要推遲一個(gè)月吃上滿漢全席，說(shuō)不定就放棄了。這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理談判的技巧是很重要的，既要不吭不悲，又要理?yè)?jù)充分，不能胡編亂造哄騙客戶，客戶不是傻子，如果懷疑能力和誠(chéng)信，以后就更難溝通了。在難度不大改變不多的時(shí)候，更應(yīng)該的是作出適當(dāng)?shù)耐俗專(zhuān)斓拇饝?yīng)客戶的要求，然后作出了多大的犧牲去幫助實(shí)現(xiàn)愿望。項(xiàng)目管理論壇

　　 有些客戶是比較難纏的，不管上天入地吊脖子，反正就是堅(jiān)持要求，這樣的客戶就需要花更多的心思了。人性總是有弱點(diǎn)的，有些國(guó)營(yíng)企業(yè)的客戶有強(qiáng)烈的自卑和反叛心理，覺(jué)得是IT公司，高科技高收入嘛，就是難看。那是否可以嘗試更多的了解難處，“俺也是苦命人啊，老板欺壓我們，要我們沒(méi)日沒(méi)夜的干，改一點(diǎn)東西我們?nèi)M人都一個(gè)星期睡不好覺(jué)啊。”客戶也是有同情心的嘛，讓其到多點(diǎn)平衡，說(shuō)不定對(duì)大家都有好處呢。有些客戶怕兇，就偶爾適當(dāng)?shù)貎匆幌?有些客戶喜歡溫柔，就軟皮蛇一點(diǎn)好了;有些客戶很大男人，不妨找個(gè)小女孩去溝通，因地制宜因人而異。

　　 管理收尾是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過(guò)程。把項(xiàng)目文檔整理一下歸檔，對(duì)于項(xiàng)目的延續(xù)性是有很重要的意義的。以后如果找不到相關(guān)文檔，還不是一樣要找項(xiàng)目經(jīng)理的茬。當(dāng)然，公司的行政規(guī)定在這里更關(guān)鍵，畢竟這是公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，不能總是依靠項(xiàng)目經(jīng)理的悟性和自覺(jué)性來(lái)保證。項(xiàng)目進(jìn)行了這么久，讓項(xiàng)目組成員來(lái)個(gè)慶功座談會(huì)，大家輕輕松松的談?wù)劯邢?，總結(jié)一下在項(xiàng)目中的所學(xué)所得，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員來(lái)說(shuō)都是很有用的。項(xiàng)目經(jīng)理把項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)歸納歸檔起來(lái)，又會(huì)對(duì)別的項(xiàng)目經(jīng)理、對(duì)公司的項(xiàng)目管理文化作出了不少的貢獻(xiàn)。很多著名的公司都對(duì)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)這一環(huán)節(jié)看得很重，畢竟現(xiàn)在業(yè)界提倡的PMM(Project Maturity Model)的最高境界就是不斷地學(xué)習(xí)改進(jìn)。

　　 相信大家都已經(jīng)認(rèn)同項(xiàng)目收尾其實(shí)并不只是收尾階段要做的事情，它的根源會(huì)拉扯到項(xiàng)目的各個(gè)階段。瞎侃了這么多，其實(shí)做起來(lái)還是很難的，項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)起著決定性的作用。不妨拋開(kāi)尊嚴(yán)與自信，多一點(diǎn)學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)，在這方面試著做得更多一點(diǎn)說(shuō)不定會(huì)有所改進(jìn)呢。

　　 重要性

　　 項(xiàng)目收尾管理工作的重要性

　　 實(shí)際項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目階段管理收尾過(guò)程和工作往往不被大家重視。有時(shí)因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)繁重，項(xiàng)目組為了按時(shí)完成任務(wù)忙于埋頭趕工，或一大堆的問(wèn)題急需解決，項(xiàng)目經(jīng)理干脆就把該項(xiàng)工作給忽略了。如果項(xiàng)目沒(méi)有按計(jì)劃進(jìn)行階段管理收尾工作，項(xiàng)目又能成功順利完成，只能恭喜運(yùn)氣不錯(cuò)!

　　 階段管理收尾工作是使一個(gè)項(xiàng)目成功的重要管理手段，它和項(xiàng)目的其它工作和任務(wù)一樣，應(yīng)該納入項(xiàng)目計(jì)劃并按計(jì)劃落實(shí)。階段管理收尾工作的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

　　 1、階段管理收尾是項(xiàng)目的重要評(píng)審點(diǎn)

　　 項(xiàng)目經(jīng)理如何評(píng)定自己手頭項(xiàng)目當(dāng)前的績(jī)效?對(duì)，就是通過(guò)這些事先安排好的管理收尾工作，收集項(xiàng)目的最新信息和數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)與項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行比較，來(lái)判定項(xiàng)目的績(jī)效，進(jìn)度是提前了還是落后了?費(fèi)用是有節(jié)余還是超支了?質(zhì)量是否符合要求?項(xiàng)目工作是否都是按計(jì)劃在進(jìn)行?客戶對(duì)項(xiàng)目工作滿意嗎?同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理也是通過(guò)項(xiàng)目管理收尾來(lái)預(yù)測(cè)項(xiàng)目的完工績(jī)效，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在或潛在的問(wèn)題，以便近早采取糾正措施。這就好比正在和朋友一起快樂(lè)地長(zhǎng)途旅行，每到一個(gè)城市，除了觀光外，總會(huì)抽些時(shí)間看一下計(jì)劃，走了那些地方，還有那些地方要去，時(shí)間來(lái)不來(lái)得及，已經(jīng)用了多少錢(qián)，還剩多少錢(qián)，還要花多少錢(qián)，有沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)值得借鑒等等，否則，走到哪算哪，不是因假期結(jié)束行程不得不半途而廢，就是中途彈盡糧絕。

　　 2、階段管理收尾是與客戶進(jìn)行溝通的好時(shí)機(jī)

　　 一個(gè)階段的項(xiàng)目工作完成后，與客戶一道就前一段時(shí)間的工作進(jìn)行總結(jié)是十分必要的。一方面可以及時(shí)了解客戶對(duì)項(xiàng)目工作的滿意程度，同時(shí)有些因工作繁忙未能及時(shí)簽署的文件，這時(shí)也盡可能找客戶給予簽字確認(rèn)。時(shí)間一長(zhǎng)，都可能找不到一個(gè)合適的客戶簽這個(gè)字了。特別是當(dāng)雙方出現(xiàn)糾紛時(shí)，人都有那么一點(diǎn)點(diǎn)私心的，各為其主，這時(shí)出來(lái)講話也是勉為其難。只有雙方當(dāng)時(shí)簽字的文字記錄才是最有用的東西。

　　 3、階段管理收尾是收集、整理、保存項(xiàng)目記錄最好的時(shí)t

　　 一個(gè)項(xiàng)目階段的工作剛剛完成，項(xiàng)目成員手頭都保留有的工作記錄，收集起來(lái)是非常容易的。時(shí)間久了，有些項(xiàng)目成員可能去了其他項(xiàng)目組，有些可能離職了，到那時(shí)去收集可能就晚了，有些記錄可能就永遠(yuǎn)也找不到了。建議事先列一個(gè)項(xiàng)目記錄存檔清單，在項(xiàng)目每一個(gè)階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰(shuí)提供，什么時(shí)候提供，文檔記錄格式和要求等等，并告知相關(guān)項(xiàng)目成員，除了完成項(xiàng)目工作以外，向項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)提供準(zhǔn)確的工作記錄也是一項(xiàng)非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄，項(xiàng)目經(jīng)理最好要客戶簽收，同時(shí)一定要自己留好一份在手備案。好多項(xiàng)目跨幾年的時(shí)間，現(xiàn)在的項(xiàng)目經(jīng)理可能是第三任、第四任項(xiàng)目經(jīng)理了，客戶的工程主管都換了好幾位，這個(gè)時(shí)候靠什么?無(wú)非就是白紙黑字的記錄了。作為一個(gè)稱(chēng)職的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要為項(xiàng)目做好并保存好記錄，如因工作需要不能把這個(gè)項(xiàng)目做完，一定要做好文件記錄的移交工作。

　　 接手一個(gè)因技術(shù)問(wèn)題拖了3年多一直沒(méi)有完成終驗(yàn)工作的項(xiàng)目，費(fèi)了好大的勁協(xié)調(diào)多個(gè)供應(yīng)商把遺留的技術(shù)問(wèn)題給解決了，本以為這回驗(yàn)收應(yīng)該沒(méi)有問(wèn)題了吧，可客戶新主管講該項(xiàng)目一無(wú)所知，原來(lái)的工程主管已經(jīng)另有高就了，走時(shí)也沒(méi)有留下片言只語(yǔ)。要提供當(dāng)時(shí)的工程記錄查看。當(dāng)時(shí)真是難死了，有些工程文檔移交給了客戶原來(lái)的工程主管，并沒(méi)有留下備份，總之，這個(gè)項(xiàng)目的終驗(yàn)費(fèi)了好大的力氣，也學(xué)到了好多東西。

　　 4、階段管理收尾為項(xiàng)目最終收尾提供最基本的數(shù)據(jù)

　　 這一點(diǎn)是不言而喻的，只有階段管理收尾提供的數(shù)據(jù)越真實(shí)、越準(zhǔn)確，才能在項(xiàng)目最終收尾時(shí)客觀評(píng)定項(xiàng)目的最終績(jī)效，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)才有借鑒的價(jià)值。項(xiàng)目管理論壇

　　 總而言之，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要學(xué)會(huì)如何收集、整理和保存項(xiàng)目記錄，如何做好這項(xiàng)工作呢?一定要重視并做好項(xiàng)目階段管理收尾工作，千萬(wàn)不要把它當(dāng)作可有可無(wú)的事情。

　　 項(xiàng)目記錄，既是公司的財(cái)富，同時(shí)也是項(xiàng)目成員的財(cái)富，因?yàn)樗厦嬗涗浿恳晃豁?xiàng)目成員為項(xiàng)目灑下的點(diǎn)點(diǎn)汗水，沒(méi)有道理不好好珍藏它。

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