項目管理 平衡的藝術

發布日期：2015-11-23來源：編輯：流水

[摘要]

　　 工作8年多了，先后參與了多個項目的研發實施與管理，在這個過程中，我收獲了和項目團隊、部門、公司的共同成長的快樂，從一名軟件開發人員，通過了系統分析師考試，獲得系統分析師證書和PMP證書，成長為項目管理人員，參與過多個項目的項目管理，在此，將項目管理過程中的心得，和大家一起分享。

　　 項目經理是項目管理的中流砥柱，其組織、協調、管理能力，以及知識素質、經驗水平和領導藝術，甚至其個人脾性都對項目管理的成敗有著決定性的影響，在項目管理中，我們經常會遇到各種各樣的矛盾，需要我們進行平衡，找出更有利的或損失更小的方案，只有將矛盾平衡了，事情才會有進展，才會朝對我們有利的方向發展，平衡，是順勢而為的一種手段，只有找到了平衡，才能取得和諧，實際上，項目管理就是一種平衡之道。

　　 制定項目的目標

　　 項目管理是以目標為導向的管理，制定項目章程，明確項目的目標，與項目干系人進行充分溝通，達成一致，獲取甲方用戶的支持和獲取項目組成員的承諾，讓參與項目的各個干系人都能為同一個目標一起努力，提供對項目的支持，并能管理用戶預期，讓用戶和項目組成員對項目目標明確，對項目的預期達成一致，項目干系人對項目預期的一致，是項目平衡的基礎。

　　 制定詳細的計劃

　　 沒有計劃的指導，項目工作無法有序開展，制定嚴密的、切實可行的計劃是項目成功的重要因素。制定詳細的計劃包括制定項目管理計劃和項目的進度計劃，項目管理計劃中要明確項目的目標，項目的成功標準，和項目的范圍管理、進度管理、成本管理、質量管理、溝通管理、風險管理的方法，以及與項目相關的軟硬件采購的管理方法，做好各個領域平衡管理的規劃。

　　 項目開始時，要制定項目總體的進度計劃，對近期的項目進度計劃要制定的足夠詳細，尤其是當前階段的進度計劃，在項目的推進過程中，對計劃做滾動式調整，即把即將進行的階段較粗的計劃制定為較細的計劃，每項任務要指定具體的負責人，盡量不要對一項任務指定一名以上的負責人，指定多個負責人，等于沒有負責人。

　　 對制定的項目管理計劃和項目進度計劃要進行計劃的評審確認，評審的過程需要全體項目組成員參與，當項目組成員對項目計劃達成一致后，其實也就獲得了項目組成員對計劃內容的承諾，即項目組成員已清楚了自己在項目中的角色，以及按計劃完成自己任務的承諾。

　　 項目計劃還必須得到甲方用戶的確認，只有得到用戶認可的項目計劃，才會得到用戶的大力支持，用戶了解項目計劃后，才會清楚的了解項目工作的開展，和項目所處的階段，項目后續要進行的工作。

　　 項目管理計劃是項目是否完成的依據，項目計劃的確認是甲方用戶對項目實施規劃的認可。

　　 推行聯合開發模式

　　 調動業務部門關鍵用戶的積極性，與項目組成員一起努力工作，讓業務部門成員有收獲和成就感，通過正式和非正式的交流，使之認識到項目給他們帶來的好處和成就感，使個人在項目中學到知識(業務知識)，能力得到提升(組織能力，做事方法等)，使用戶從心心理上得到平衡。

　　 在項目執行過程中進行方法論培訓，每做一件事情讓他們明白為什么做，怎么做，以及這樣做的價值等，幫助他們形成工作的能力，

　　 和他們一起分享工作的成果，讓他們感受到工作的價值，讓他們有表現的機會，如讓他們在會議上介紹他所做的工作。

　　 通過各種方式感謝他們的工作，如利用各種機會在他們領導面前表揚其所做的工作以及工作的價值，使用戶成為項目組的成員，具有共同的榮譽感和責任感，為同一個目標，共同促進項目工作的開展。

　　 注重團隊建設

　　 項目管理是以團隊建設為基礎的。了解每一個成員的工作背景，工作經驗，技能水平，甚至人的性格喜好等等，了解每一個成員最想獲取的知識，在能力允許的范圍內幫助團隊成員制定職業規劃，員工的競爭力是組織核心競爭力的基礎，因此項目經理必須根據管理需要調整員工實踐，致力于促進和激發員工的競爭力。作為團隊成員不僅僅是滿足他們的最基本的需求，而且要讓他們體會到受尊敬的愉悅和自我實現的成就感，使得項目組成員達到心理上的平衡，充分調動他們的積極性，并讓他們充分參與到項目管理中去。

　　 穩定的項目團隊是項目成功的關鍵。因此必須建立一種機制，來提高團隊吸引、開發、激勵、統籌并留住人才的能力，了解團隊成員也是在了解自己，通過團隊成員對自己的反饋，也可以知道自己在項目管理過程中的得失情況，有助于更好得制定項目管理計劃。建立人員挽留機制，減少項目開展后的人員流動造成的風險。

　　 具有綜合能力的項目組成員是項目快速推進的基礎，項目組需要的不僅僅是會Coding的程序員，更需要具備綜合能力的軟件工程師和軟件設計師，每個項目組成員都必須具備良好的技術水平、團隊合作能力、溝通能力;因此我們有義務和責任通過培訓和交流幫助團隊成員不斷提高他們的綜合能力。根據內部對團隊成員的技能水平的評估，確定合適的培訓人選進行內部培訓，提高成員溝通和交流能力;內部培訓可以有效的減少培訓費用，可以在更加輕松的氛圍內進行交流;內部培訓包括技術培訓和項目管理經驗以及就任何值得分享的知識進行小型培訓。

　　 通過內部培訓，可以充分發揮團隊成員的潛質，也有利于團隊內部形成學習的氛圍，使項目成員能力得到提高，項目成員能力的提高反過來也就提高整個項目實施的效率，形成良性循環，不斷推進項目進程。

　　 加強溝通

　　 溝通管理是項目管理的重要組成部分。項目溝通包括內部溝通和外部溝通，內部溝通是項目組內部的溝通，外部溝通指與項目成員以外的項目干系人之間的溝通，比如與甲方用戶的溝通，與第三方集成商的溝通和與公司管理部門的溝通，溝通貫穿項目整個生命周期。

　　 建立清晰的溝通管理計劃，實現可管理的溝通。首先要對項目干系人進行識別、進行分類。根據項目干系人對項目的影響程度，制定針對干系人的溝通計劃，對不同類別的干系人采用不同的溝通方式。

　　 對于與項目關系最為緊密的干系人，比如甲方用戶，日常溝通每周至少進行一次，包括周工作的總結和下周工作計劃和目前存在的問題，對存在的問題，要通過溝通得出問題解決方案，對出現的對項目影響較大的問題，更要進行及時溝通，對正式的溝通要形成會議紀要，出現的問題記錄在項目問題跟蹤表，對問題進行跟蹤，直到問題解決，在每個階段結束和到達里程碑節點時，要對項目進行總結，對出現的問題和解決情況再次進行梳理。

　　 對于甲方領導和公司領導，在每個階段結束和到達里程碑節點時，要進行項目總結的工作匯報，讓高層能及時了解項目的進展情況和項目中存在的問題，及時對問題進行決策。

　　 對于內部溝通，要制定周報制度，及時溝通，要注重文檔化，實現團隊及組織經驗的有效積累，一是要注重信息格式規范化，要求制作的文檔格式符合項目團隊規定的文檔模板要求，以統一文檔風格。主要目的是用相對固定的格式統一語境平臺，令溝通更為便捷、準確，防止各人隨意發揮，文檔不規范。二是要保證數據的真實、準確。在項目建設中，即使是一些普通的業務，也涉及到大量的數據工作，在項目的需求過程中都需要作真實、準確的記載。提高技術溝通的準確性，減少沖突，方便項目新成員學習及日后的維護;三是文檔的共享與學習，文檔目的是在團隊中快速共享技術經驗，避免成員間的重復溝通、反復溝通，增加溝通成本。

　　 及時監控項目的執行

　　 有了切實可行的計劃，項目成功的關鍵就是監控項目的執行。將任務分配到具體的負責人后，不能到計劃任務的完成點再來看任務完成情況，要在任務執行過程中及時了解任務執行的情況，在任務執行的過程中及時發現問題和和解決問題，包括是否有范圍蔓延，是否有需求鍍金的情況;是否出現需求變更，是否要走需求變更的流程;進度是否有延遲，延遲的原因和應對的策略;成本預算是否在可控范圍內，對超出預算的情況及時采取應對措施;任務完成質量是否符合要求，對不合格的情況及時指出并加以修正。

　　 每個階段或里程碑開始時都要重新識別風險，對風險的應對措施進行相應的調整，對已發生風險采取積極的應對措施。對出現的問題和發生的風險記錄到問題跟蹤表中，對嚴重的問題和級別較高的風險及時與公司領導進行匯報，尋求決策，及時采取應對措施，確保項目的成功。

　　 總之，監控項目的執行主要是及時將項目的執行與項目的范圍基準、進度基準、成本績效基準做對比，進行偏差分析，找到偏差的原因，及時采取措施，達到項目各個方面的平衡，確保項目的成功。

　　 小結

　　 項目管理就是平衡的藝術，就是通過合理地組織，利用一切可以利用的資源，按照計劃的成本和計劃的進度，完成計劃的目標的過程。項目管理是以目標為導向的管理，明確目標，指明方向，要計劃先行，指導工作的開展，推行聯合開發模式，獲取更大的支持和更有力的協調，注重團隊建設，提升團隊水平，提高工作效率，推進項目實施，加強溝通，及時讓各個干系人了解項目情況，對項目進行更好的支持，及時監控項目的執行，及時了解影響項目進程的因素，采取有效的應對措施，及時疏導疏通，使得項目的各個方面達到平衡，確保項目順利的執行，獲得項目的成功。

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