項目經(jīng)理如何開好進展會？

發(fā)布日期：2015-12-09來源：編輯：流水

[摘要]

　　 項目經(jīng)理如何開好進展會?

　　 作為項目經(jīng)理，每周的項目進展會議是你的一個重要工具。通過把握每周項目更新狀況，我們可以處理任何重大項目。優(yōu)秀的項目經(jīng)理從不把進展會議僅僅作為了解項目進度狀況的手段，他們往往在會前就已經(jīng)知道了項目的進展情況。實際上，進展會議是幫助項目經(jīng)理推動項目前進的一個工具，使其能夠就那些將影響到最終可交付成果的關(guān)鍵問題給團隊成員以指導(dǎo)。

　　 仔細關(guān)注會前準備

　　 作為一名優(yōu)秀的項目經(jīng)理，應(yīng)在每次進展會議前與項目團隊中的所有重要成員進行溝通。如果對項目管理得力，你應(yīng)該隨時與團隊成員保持緊密聯(lián)系。這樣的話，項目進展會議上不會發(fā)生意外，我通常從以下幾個方面進行準備：

　　 1、詳細項目檢查。

　　 我會瀏覽一下需要在隨后的2～4周內(nèi)完成的各項任務(wù)，從而了解各方面的既定進度。把自己不清楚的問題查明，特別是那些還關(guān)系到其他任務(wù)的重要部分。仔細瀏覽各項任務(wù)將幫助你發(fā)現(xiàn)問題，增進你對項目中的關(guān)鍵問題的理解。這些問題也是你將要在進展會議上提到的。

　　 2、發(fā)現(xiàn)瓶頸。

　　 項目經(jīng)理的一部分職責就是要發(fā)現(xiàn)項目中的瓶頸，并制定消除瓶頸的策略。務(wù)必記住，當你消除了一個瓶頸時，其他問題又將會成為該項目的新瓶頸。

　　 3、準備關(guān)鍵問題清單。

　　 我會在關(guān)鍵問題清單上列出準備在會上與整個團隊或某個成員討論的要點。開會時，我會拿著這份事先準備好的清單。進度會議的長度不要超過一個小時。除整個團隊參加的會議外，你也可以就具體問題組織僅由部分成員單獨參加的會議。時刻記住，不一定所有的團隊成員都得牽扯進項目的方方面面。

　　 4、謹言慎行。

　　 人們對任何領(lǐng)導(dǎo)的評價總是來自于以下幾個方面：組織能力、洞察力、理解力、行動能力、決斷性、思維方式和領(lǐng)導(dǎo)力。團隊成員也在密切關(guān)注著你的一舉一動，不要低估這種影響。

　　 詳細安排會議

　　 在制定會議日程時，可以參考下述方法：

　　 1、點名。

　　 開會前，讓大家知道參加會議的所有人員。這對那些通過電話參加會議的遠程團隊成員尤為重要，同時也會節(jié)約會議的時間。

　　 2、及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)上的新問題。

　　 在為期一周的工作中，你可能發(fā)現(xiàn)了一些和項目有關(guān)的新問題。在會上要盡早和團隊成員分享這些新信息，以便大家在討論項目計劃進度時會考慮到這些問題。但不是任何問題都值得占用會上的時間，所以務(wù)必最大程度地精簡信息。

　　 3、檢查項目計劃進展。

　　 按照項目計劃上的內(nèi)容，讓每個團隊成員就其本周任務(wù)完成情況及接下來兩周的計劃做一簡短匯報。通過對項目計劃進展情況的檢查，你需要了解各項任務(wù)是否在按計劃進行，是否有不能按時完成的情況出現(xiàn)。此外，你還需要讓團隊成員交流與項目團隊成員或項目任務(wù)有關(guān)的問題。

　　 4、關(guān)鍵條目。

　　 完成了對項目計劃進展的檢查后，立即總結(jié)關(guān)鍵條目。你可以借此機會強調(diào)一下核心成員的重要作用，因為他們將直接影響到關(guān)鍵條目的完成。同時，你也可以在此討論一下可行的方案，從而給團隊成員提供一定的指導(dǎo)。

　　 5、提問和討論時間。

　　 給團隊成員留一些時間，使他們能夠就討論中未涉及的問題進行提問。這時，你又可以借機強調(diào)一下那些你在之前或會上發(fā)現(xiàn)的關(guān)鍵問題。

　　 6、總結(jié)并列出行動條目。

　　 務(wù)必要做項目進展總結(jié)，并根據(jù)會議內(nèi)容列出行動條目，從而更有效地推動項目前進。

　　 7、結(jié)束會議。

　　 用鼓勵的話語和積極的期望來結(jié)束會議。要時刻強調(diào)團隊協(xié)作，鼓勵團隊成員互相幫助確保項目的成功完成。

　　 8、會后通訊。

　　 每次會后，我都會及時地發(fā)布通訊，回顧一下進展會議上的重要問題，列出相關(guān)的具體行動條目。

　　 關(guān)鍵問題值得注意

　　 以下這些關(guān)鍵問題是你在組織項目進展會議時需要考慮的：

　　 1、按時開始會議;

　　 2、清楚項目存在的緊迫問題;

　　 3、清楚當前的瓶頸并知道如何消除它們;

　　 4、重視會上發(fā)現(xiàn)的問題及隱患;

　　 5、利用進展會議增進成員責任感;

　　 6、批評時以整個團隊為對象。

　　 7、對個別團隊成員的表揚可在會上提出;

　　 8、會議長度不宜超過1小時;

　　 9、重大問題可另外開會解決;

　　 10、注意節(jié)約團隊的時間;

　　 11、單獨開會解決那些只與個別團隊成員有關(guān)的問題。

　　 根據(jù)上述要點去準備，你一定能夠建立一種很好的工作氛圍，從而使整個項目取得成功。記住，大家都在密切地關(guān)注著你作為項目經(jīng)理是如何領(lǐng)導(dǎo)整個項目的，你的領(lǐng)導(dǎo)力將會影響到整個團隊的工作狀況及項目的成敗。

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