核心數(shù)據(jù)+業(yè)務(wù)驅(qū)動

發(fā)布日期：2014-07-18來源：本網(wǎng)編輯：龔煒

[摘要]我們的技術(shù)方法就是：找出核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過業(yè)務(wù)驅(qū)動，堅持持之以恒，積小步為大步，頑強的推動信息化往前走。

　　特級資質(zhì)考核后信息化存在的問題

　　問題1：原動力喪失。我們信息化建設(shè)，毋容置疑，主要原動力就是在特級資質(zhì)重新就位中通過信息化考核。當(dāng)初，我們制定信息化規(guī)劃時，確定的主要目標(biāo)有兩點：滿足特級資質(zhì)信息化考核要求、滿足企業(yè)經(jīng)營管理需要。說實話，對主要領(lǐng)導(dǎo)，第一個目標(biāo)是現(xiàn)實的，第二個目標(biāo)是模糊的。沒有對信息化的深入理解，沒有對信息化本質(zhì)的深入研究，不可能對第二個目標(biāo)有著深刻的認識，僅僅是泛泛而談，忽悠別人，也忽悠自己。原動力喪失，企業(yè)信息化怎么辦?怎么往下走?

　　問題2：團隊解體。我們的信息化是與某軟件公司合作研發(fā)的。當(dāng)時，成立了項目團隊，并且對團隊的工作機制做了詳細的規(guī)定。隨著信息化考核通過后，軟件公司大功告成。一方面實施人員紛紛撤退，另一方面，軟件公司急于將項目徹底結(jié)束掉，回收尾款。信息化作為一個系統(tǒng)性的項目，信息化系統(tǒng)建設(shè)完成，不等于企業(yè)信息化的完成。企業(yè)信息化建設(shè)，可以說是萬里長征。企業(yè)信息化系統(tǒng)搭建完成，初始運行，可以說是萬里長征才走完第一步。團隊解體了，企業(yè)信息化如何繼續(xù)走下去?

　　問題3：熱情減退。在信息化系統(tǒng)建設(shè)初期，相關(guān)人員干勁沖天。一個很現(xiàn)實的目標(biāo)，一定要通過特級資質(zhì)信息化考核。這個目標(biāo)實現(xiàn)了，大家徹底的放松了。激情之后，歸于平淡。業(yè)務(wù)部門的各種話語出來了，有的說：特級資質(zhì)考核通過了，信息化還搞什么?有的說：信息化特別煩，沒什么意思，糊弄糊弄就行了。甚至有的領(lǐng)導(dǎo)這樣說：信息化保持就行了，下次若還要考核驗收，保證能通過就行了，等等。沒有了激情，做任何事情都會無精打采。怎么辦?信息化還怎么往下走?

　　問題4：職能調(diào)整。我們信息化建設(shè)初期，設(shè)置了專門機構(gòu)——信息中心。信息化考核通過后，集團根據(jù)需要，撤銷了建設(shè)公司的信息中心，設(shè)置集團信息化中心。原先的IT人員，由集中到分散。原先的一體化工作方法(所謂一體化工作方法，就是：信息中心負責(zé)收集、整理業(yè)務(wù)需求，負責(zé)編制業(yè)務(wù)需求說明書，負責(zé)編制開發(fā)設(shè)計說明書，負責(zé)開發(fā)、測試、用例測試等等)，被分割成幾塊：需求、開發(fā)、測試等等，造成內(nèi)部的一些溝通不暢。再加上職能定位不清晰，職責(zé)劃分不清楚，邊界模糊，形成內(nèi)耗。變成1+1<2。怎么辦?如何整合企業(yè)內(nèi)部IT資源，形成合力?

　　問題5：制度喪失。在信息化建設(shè)及實施中，我們制定了很多有效的制度。當(dāng)初，我迎接考核，對制度的執(zhí)行，安排專人進行檢查、監(jiān)督，甚至采用獎罰處理措施。信息化考核通過后，回歸自然，需要平平常常過日子。但這時，很多業(yè)務(wù)部門開始把制度當(dāng)草稿紙了。比如，我們原先的制度規(guī)定，信息系統(tǒng)內(nèi)建立組織，必須根據(jù)文件，并通過辦公系統(tǒng)審批組織的各項業(yè)務(wù)屬性(財務(wù)組織、人力資源組織、經(jīng)營組織等屬性)，這理當(dāng)是人事部門做的事。現(xiàn)在，人事部門在行政發(fā)文時，早將該制度忘到九霄云外了。制度還在，制度不用，制度荒廢，怎么辦?

　　問題6、軟件升級。信息化考核通過后，軟件公司交付產(chǎn)品。看起來好像事情完成了，其實不然。軟件商在追求通用性的目的下，不斷通過補丁對模塊功能進行升級，導(dǎo)致非定制模塊在功能上與現(xiàn)實業(yè)務(wù)存在的差異越來越大。如果你不升級，軟件使用中的一些補丁又打不了。這真是兩難!每次打補丁，對我們來說就好像是一場世紀劫難。軟件公司提供的補丁說明不規(guī)范、升級功能描述不詳細，對信息化系統(tǒng)的應(yīng)用帶來了很大負面的影響。軟件公司的后續(xù)服務(wù)跟不上，欲哭無淚。怎么辦?

　　問題7：其他問題。比如：新增需求如何解決，業(yè)務(wù)變化、流程變化等等，不一而足;不深入其中，不知道苦澀滋味!

　　如何解決這些問題

　　說實在的，我們還沒找到根本的、有效的方法全部解決這些問題。某種意義上，也可以這樣說，有些問題還不是我們(所謂企業(yè)的IT人員或CEO)能解決的。但即便這樣，我們怎么辦?怎么推動企業(yè)的信息化建設(shè)往前走?企業(yè)興亡，匹夫有責(zé)。我們本著這樣的理念，竭盡所能，想方設(shè)法，從技術(shù)層面提出方案，解決以上的一些問題。我們的技術(shù)方法就是：找出核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過業(yè)務(wù)驅(qū)動，堅持持之以恒，積小步為大步，頑強的推動信息化往前走。

　　方法1：關(guān)注核心數(shù)據(jù)。什么是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)?我們相信，不同的人、不同的崗位角色、不同的組織，有不同的認識。在企業(yè)，董事長關(guān)心什么?總經(jīng)理關(guān)心什么?部門經(jīng)理關(guān)心什么?項目承包人關(guān)心什么?普通員工關(guān)心什么?他們關(guān)心的，就是他們心中的核心數(shù)據(jù)!這些核心數(shù)據(jù)，就是要在我們的信息化系統(tǒng)中體現(xiàn)出來。當(dāng)初，為了特級資質(zhì)考核通過，我們的信息化系統(tǒng)是大而全。現(xiàn)在，我們的信息化系統(tǒng)，應(yīng)該是專而精。比如，對我們企業(yè)而言，管理費就是核心數(shù)據(jù)。為此，我們在信息化考核通過后，自主開發(fā)管理費協(xié)商確認表單，建立流程，規(guī)范了企業(yè)管理費的申報、審批。

　　方法2：進行業(yè)務(wù)驅(qū)動。與業(yè)務(wù)驅(qū)動相對的，就是行政命令驅(qū)動。目前，大多數(shù)企業(yè)仍依靠行政命令驅(qū)動解決管理問題，解決信息化應(yīng)用問題。特級資質(zhì)評審過后，原先的迫切感在企業(yè)內(nèi)也慢慢減退，信息化建設(shè)進入了“階梯效應(yīng)”的平滑期，為了保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)累積，系統(tǒng)的正常運行， “業(yè)務(wù)驅(qū)動”的方法起到了關(guān)鍵性的作用。

　　所謂“業(yè)務(wù)驅(qū)動”就是通過業(yè)務(wù)部門的職權(quán)來推動項目部使用信息化。舉個例子：項目部與供應(yīng)商簽署鋼材合同，要到合同部蓋章，合同部內(nèi)業(yè)管理員在信息化系統(tǒng)中，找到該采購合同，并查看該合同的審批情況，若流程審批通過，就在采購合同上蓋章，否則，不予蓋章。

　　業(yè)務(wù)驅(qū)動的另一個理念：把業(yè)務(wù)用深、用精;不求系統(tǒng)怎么完美、怎么完備，只求系統(tǒng)能解決實際業(yè)務(wù)，或者說實際業(yè)務(wù)能在系統(tǒng)中有效應(yīng)用。舉一個簡單的例子：我們的辦公系統(tǒng)(OA)有會議管理模塊，經(jīng)我們檢查，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)用戶在使用會議管理單據(jù)中，有頭無尾，很多會議都沒有關(guān)閉。對此，我們仔細檢查，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員還不太會用系統(tǒng)，或者說，還不太規(guī)范的使用信息化系統(tǒng)。按照辦公系統(tǒng)的一般管理，會議有主題、主持人、記錄人等，會議只有有會議紀要或會議記錄。為此，我們根據(jù)軟件公司的業(yè)務(wù)說明書，進行提煉，編制簡單易行的操作說明書，規(guī)范會議管理業(yè)務(wù).

　　根據(jù)同樣的理念，我們把日常的管理(包括財務(wù)管理、辦公管理、人事管理、項目管理、檔案管理等等)，細化成業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)盡可能小而精，規(guī)范業(yè)務(wù)、用好業(yè)務(wù)、用深業(yè)務(wù)，使用戶對信息化系統(tǒng)產(chǎn)生感情，使用戶覺得信息化系統(tǒng)有用，使用戶逐漸依賴信息化系統(tǒng)。

　　方法3：持之以恒，不斷完善、優(yōu)化信息化系統(tǒng)。一是不斷修訂、完善業(yè)務(wù)操作說明書。業(yè)務(wù)是豐富多彩的。原先我們制定的業(yè)務(wù)操作說明書，考了到業(yè)務(wù)的多樣性，但實際工作中，業(yè)務(wù)更加復(fù)雜。對復(fù)雜的業(yè)務(wù)，如何利用現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，如何用活軟件，是一個課題，需要我們不斷的總結(jié)、提煉，制定更加適用的規(guī)則，滿足業(yè)務(wù)需要。

　　二是不斷提出新的管理需求，優(yōu)化系統(tǒng)。原先為保證特級資質(zhì)考核，很多考核要求外的管理事項沒有開發(fā)。現(xiàn)在我們再化時間逐步梳理，二次開發(fā)新的、有價值的業(yè)務(wù)需求。如訴訟糾紛管理模塊、企業(yè)內(nèi)部管理費結(jié)算模塊等等;我們自己編織業(yè)務(wù)需求分析說明書，提交集團公司開發(fā)，開發(fā)后，進行用例測試，在配置流程，進行調(diào)試，交付使用。

　　三是規(guī)范系統(tǒng)升級，降低升級帶來的風(fēng)險。在經(jīng)歷了數(shù)次的補丁升級后，我們逐漸形成了規(guī)范步驟：在升級前，要對升級后的系統(tǒng)在測試環(huán)境進行全面測試、了解、分析，對升級后的功能進行歸類(如新增的功能、改變的功能)、篩選，把能夠解決現(xiàn)實業(yè)務(wù)應(yīng)用的功能及有變動的功能以標(biāo)準(zhǔn)的文檔形式進行記錄，并在文檔中以現(xiàn)實原型為案例進行舉例說明。在正式環(huán)境正式部署后，將對應(yīng)文檔在公司范圍內(nèi)進行發(fā)布，使業(yè)務(wù)人員能夠快速適應(yīng)升級后的系統(tǒng)。

　　方法4：挖掘數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)價值。對于企業(yè)來說，信息化系統(tǒng)若只用來累積原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，那就是個失敗的信息化系統(tǒng)，因為普通辦公軟件已經(jīng)完全能滿足數(shù)據(jù)記錄的功能，為了記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)而投入大量資金、人力那就是“勞命傷財”!

　　信息化系統(tǒng)應(yīng)用的重點和目的是對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行加工利用形成各類報表，向企業(yè)不同崗位的人員進行展示。現(xiàn)在很多ERP軟件已經(jīng)支持自定義報表，用戶可以根據(jù)實際需要，將分散的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合在一個報表中;同時，也有許多BI工具，如MSTR、cognos等，都能夠通過鉆取、加工業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)形成多元化的業(yè)務(wù)報表，所以報表展示方式已不是難點，難點在于去獲取不同崗位用戶的需求。

　　舉個我們現(xiàn)實應(yīng)用中的例子，承包人關(guān)注自己各個項目的資金收支情況以及自己資金賬戶的動態(tài)信息，而信息化系統(tǒng)中沒有這類報表，對于承包人來說，自己很難把分散的原始數(shù)據(jù)找到并進行累加計算，為了滿足承包人這個需求，我們自主開發(fā)了一個報表，將單個項目的收支進行匯總得到單項目的收支表，再將多個項目的資金收支進行匯總得到承包人賬戶的資金收支情況，利用這個報表，承包人可以按需查詢個人賬戶收支總額、單個項目收支總額及單項目收支明細。

　　總之，推動信息化需要主要領(lǐng)導(dǎo)認識上的提高，也需要參與人員貢獻更多的智慧與汗水。我們相信，只要我們堅持，堅持，再堅持，我的信息化水平肯定會逐步提升。(作者：方遠建設(shè)集團副總經(jīng)理 周海軍)

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