構(gòu)建共贏的“阿米巴”組織

發(fā)布日期：2014-11-25來(lái)源：編輯：龔煒

[摘要]要想延長(zhǎng)產(chǎn)品的生命周期，必須要將企業(yè)與軟件商傳統(tǒng)的供求關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)闃?gòu)建“阿米巴”組織的新型商業(yè)模式，通過(guò)構(gòu)建共同的自適應(yīng)的利益體，實(shí)現(xiàn)雙方的共贏。

　　對(duì)施工企業(yè)實(shí)施信息化的幾點(diǎn)建議

　　了解企業(yè)上信息化的真正目的。是出于企業(yè)管理需求?還是出于特級(jí)資質(zhì)考核要求?還是沒(méi)有明確目的的跟風(fēng)行為?建議重點(diǎn)考慮企業(yè)管理的需求，同時(shí)兼顧企業(yè)資質(zhì)升級(jí)需要。如果僅是應(yīng)付資質(zhì)升級(jí)或跟風(fēng)行為，則實(shí)施的信息化必定是“短命的” 。

　　詳細(xì)調(diào)查企業(yè)現(xiàn)狀。是否有明晰的企業(yè)管理組織機(jī)構(gòu)、制度及有效的執(zhí)行?企業(yè)管理處于“規(guī)范化—標(biāo)準(zhǔn)化—流程化—表單化”的哪個(gè)階段?各類基礎(chǔ)管理工作是否健全?實(shí)施信息化的前提是企業(yè)有較為規(guī)范的管理，只有這樣，才能更好地發(fā)揮信息化現(xiàn)代手段的優(yōu)勢(shì)，更好地提升企業(yè)管理。

　　一把手的決心如何。信息化是“一把手”工程，是一項(xiàng)隨著企業(yè)的發(fā)展“只有開(kāi)始，沒(méi)有結(jié)束”的工程，需要隨著企業(yè)的規(guī)模而不斷完善、不斷改進(jìn)的。這里的“一把手”既包括企業(yè)的負(fù)責(zé)人，也包括各級(jí)(包括部門、分子公司、項(xiàng)目部)的負(fù)責(zé)人。其中，企業(yè)負(fù)責(zé)人的決心、帶動(dòng)作用和工作的穩(wěn)定是至關(guān)重要的。

　　開(kāi)展前需做好的準(zhǔn)備工作。一是派人深入到成功企業(yè)進(jìn)行信息交流、學(xué)習(xí)信息化工作過(guò)程和內(nèi)容。凡事“預(yù)則立，不預(yù)則廢”。信息化的投資動(dòng)輒百萬(wàn)，只有在實(shí)施前做好深入的調(diào)查研究，比較論證，才能在實(shí)施過(guò)程中事半功倍，實(shí)現(xiàn)有效益的企業(yè)信息化建設(shè)。二是選取具有經(jīng)驗(yàn)的人員作為企業(yè)信息化實(shí)施顧問(wèn)。對(duì)于多對(duì)數(shù)企業(yè)而言，實(shí)施信息化都是一件新鮮事物，企業(yè)內(nèi)部很少會(huì)有現(xiàn)成的人才進(jìn)行前期的策劃、定向和把關(guān)。此時(shí)，引進(jìn)豐富經(jīng)驗(yàn)的顧問(wèn)人員是很有必要的。可通過(guò)同行業(yè)調(diào)查、了解、推薦等方式，尋找經(jīng)驗(yàn)豐富的顧問(wèn)人員，起到前期“引路人”的作用，幫助企業(yè)盡快走入信息化實(shí)施之路。

　　制定《企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃》。能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)施信息化工作指明方向，避免盲目。但要把握實(shí)施過(guò)程中的靈活性，可根據(jù)情況適當(dāng)調(diào)整。

　　內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)管理資料、流程、需求調(diào)研。信息化的有效實(shí)施，是建立在各項(xiàng)基礎(chǔ)資料調(diào)研的基礎(chǔ)上的。為此，需要認(rèn)真調(diào)查、梳理企業(yè)現(xiàn)有的經(jīng)營(yíng)管理資料、流程，并明確業(yè)務(wù)交叉、人員分工等，準(zhǔn)確提出系統(tǒng)建設(shè)需求。在梳理資料時(shí)，可通過(guò)“從后往前”(即結(jié)果導(dǎo)向)的倒敘方式逐步梳理。

　　組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立和人選的確定。企業(yè)信息化的重點(diǎn)是管理問(wèn)題，信息系統(tǒng)的本質(zhì)是提升管理的工具，這就決定了信息化要與企業(yè)管理相輔相成，互為依托;而戰(zhàn)略是企業(yè)發(fā)展的方向和目標(biāo)，管理與信息化均是為戰(zhàn)略服務(wù)。為此，主管部門職能要根據(jù)企業(yè)的具體情況，確定包括的主要內(nèi)容，形成獨(dú)立管理系統(tǒng)的閉合，減少溝通交易成本，才能更加便利地開(kāi)展工作，規(guī)范管理。沈陽(yáng)市政集團(tuán)信息化部門設(shè)置經(jīng)歷如圖1所示。

　　信息化部門的設(shè)置是隨著企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略而逐步提升的，從最初的分口管理，到根據(jù)推進(jìn)需求而進(jìn)行的專業(yè)化管理，再到現(xiàn)在的將戰(zhàn)略、人力資源、行政管理、標(biāo)準(zhǔn)化等進(jìn)行整合的封閉管理體系，其重要程度也在逐步提升，即部門設(shè)置隨戰(zhàn)略而變。

　　建議根據(jù)企業(yè)發(fā)展階段，將總公司信息化部門定位為“標(biāo)準(zhǔn)化+信息化”或“戰(zhàn)略+標(biāo)準(zhǔn)化+信息化”等組合，分子公司則根據(jù)企業(yè)規(guī)模確定是否設(shè)立專門機(jī)構(gòu)。除主管部門需要專職人員外，其他人員可根據(jù)情況采取兼職方式。

　　主管信息化建設(shè)的人員應(yīng)以管理型人員為主，要了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、項(xiàng)目管理等，具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力和耐力;信息化工作小組則要包括各個(gè)業(yè)務(wù)口的精英人員，可通過(guò)柔性的工作小組協(xié)調(diào)各方面工作;主管部門內(nèi)需要包括軟硬件等方面的技術(shù)人才，以搭建合理的人才團(tuán)隊(duì)。

　　實(shí)施過(guò)程中的注意事項(xiàng)。在選型環(huán)節(jié)。一是要看到現(xiàn)有系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果，憑事實(shí)說(shuō)話。一般在選型時(shí)都會(huì)有軟件商上門演示，但從企業(yè)的角度要重點(diǎn)看擬選擇信息系統(tǒng)的實(shí)際成效，不要在簡(jiǎn)單的演示后就下定論;可多比較幾家，最后通過(guò)招標(biāo)方式確定;可先上OA辦公系統(tǒng)，讓工作人員適應(yīng)信息化辦公方式，然后再逐步增加其他信息系統(tǒng)。

　　二是要兼顧信息系統(tǒng)間的集成，要著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)。不同的信息系統(tǒng)會(huì)因?yàn)檐浖旧砑軜?gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)的差異、廠商之間的既往關(guān)系等在業(yè)務(wù)集成時(shí)出現(xiàn)各種矛盾，使數(shù)據(jù)整合難以進(jìn)行，陷于信息化升級(jí)瓶頸。為此，在初期選型時(shí)要考慮日后的集成問(wèn)題，以未雨綢繆，防患于未然。

　　三是應(yīng)注重產(chǎn)品的可拓展性，有活力才能長(zhǎng)久。一些信息系統(tǒng)是可定制、可拓展的，即可根據(jù)企業(yè)的管理特點(diǎn)，靈活地進(jìn)行調(diào)整和功能擴(kuò)充，以滿足企業(yè)發(fā)展和管理的變化。在選型時(shí)，要兼顧這方面的因素，以保證系統(tǒng)生命的持久和投資的回報(bào)。

　　在簽合同環(huán)節(jié)。建議首付款比例不宜過(guò)高，適當(dāng)延長(zhǎng)試點(diǎn)項(xiàng)目的推廣時(shí)間，試點(diǎn)項(xiàng)目可多選取幾個(gè)具有代表性的工程或工作。如條件允許，對(duì)于實(shí)力較強(qiáng)的企業(yè)，可協(xié)調(diào)軟件商墊資的方式開(kāi)展前期的工作，分階段驗(yàn)收，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，降低資金成本。

　　在實(shí)施環(huán)節(jié)。一是以我為主，采取漸進(jìn)方式，小步快走。即在實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)以企業(yè)為主導(dǎo)，從實(shí)際的管理工作出發(fā)，不可脫離實(shí)際，被軟件商牽著鼻子走。要根據(jù)企業(yè)情況，逐步改進(jìn)，不可操之過(guò)急。

　　二是在系統(tǒng)規(guī)劃下，先推進(jìn)專項(xiàng)職能后進(jìn)行業(yè)務(wù)集成，連點(diǎn)成線。即在統(tǒng)一平臺(tái)下，先將各個(gè)獨(dú)立的業(yè)務(wù)逐步完善，待功能滿足日常需要后，再進(jìn)一步進(jìn)行業(yè)務(wù)模塊之間的集成和整合。

　　三是注意編碼的重要性。可參考行業(yè)、企業(yè)的資料，對(duì)信息系統(tǒng)中人員、設(shè)備、組織機(jī)構(gòu)等各類基礎(chǔ)資源要素進(jìn)行編碼。

　　推進(jìn)方式。與軟件公司聯(lián)合，定期調(diào)度、跟蹤考核;加強(qiáng)培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)推進(jìn);工作方式的逐步轉(zhuǎn)變，限期將原有的紙質(zhì)辦公向“無(wú)紙化”辦公過(guò)渡;從下往上搭基礎(chǔ)，從上往下推實(shí)施。

　　對(duì)企業(yè)與軟件商的共同建議——努力構(gòu)建“阿米巴”組織

　　“阿米巴”組織是一種自適應(yīng)結(jié)構(gòu)，能夠根據(jù)外界環(huán)境調(diào)整自身，適應(yīng)變化。阿米巴經(jīng)營(yíng)模式，就是指通過(guò)小集體的獨(dú)立核算，實(shí)現(xiàn)全體員工參與經(jīng)營(yíng)，凝聚全體員工力量的經(jīng)營(yíng)管理體系。如何共同創(chuàng)造這種具有自身活力的“阿米巴”組織，正是需要企業(yè)與軟件商共同關(guān)注的焦點(diǎn)。

　　企業(yè)與軟件商傳統(tǒng)的供求關(guān)系下的困境。對(duì)于軟件商而言，其產(chǎn)品在各家企業(yè)的應(yīng)用，就如同一個(gè)個(gè)微型組織，與“阿米巴”組織不同的是，軟件商與用戶(企業(yè))間是產(chǎn)品提供與服務(wù)關(guān)系，不具備自主經(jīng)營(yíng)能力，難以產(chǎn)生持久的活力與雙方獲利的經(jīng)濟(jì)效益。這種關(guān)系產(chǎn)生于客戶需求簽訂的合同，終止于產(chǎn)品生命周期的末端。軟件產(chǎn)品的生命周期又往往受制于廠商的更新?lián)Q代或維護(hù)、升級(jí)不及時(shí)、難以滿足客戶獨(dú)特需求等原因，經(jīng)常出現(xiàn)“夭折、短壽”等現(xiàn)象。

　　同時(shí)，企業(yè)方在使用軟件時(shí)，在固定模塊與功能的情況下，往往根據(jù)實(shí)際情況會(huì)有更多的管理需求。如公司在內(nèi)部管理上，對(duì)檔案管理、證件管理、工作“清單化+流程化+表單化+項(xiàng)目化”、績(jī)效考核系統(tǒng)等方面，均形成了較為標(biāo)準(zhǔn)的管理模式，但OA系統(tǒng)本身功能又難以支撐，不能有效的將管理與信息系統(tǒng)集成，如想深入拓展OA功能又受到軟件企業(yè)開(kāi)發(fā)費(fèi)用的限制。這種現(xiàn)狀即制約了企業(yè)管理升級(jí)的步伐，又使軟件產(chǎn)品處于固步自封的狀態(tài)，加速了產(chǎn)品的淘汰。

　　構(gòu)建“阿米巴”組織——企業(yè)與軟件商的共贏平臺(tái)。要想延長(zhǎng)產(chǎn)品的生命周期，必須要將企業(yè)與軟件商傳統(tǒng)的供求關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)闃?gòu)建“阿米巴”組織的新型商業(yè)模式，通過(guò)構(gòu)建共同的自適應(yīng)的利益體,實(shí)現(xiàn)雙方的共贏。

　　表1 “阿米巴”組織構(gòu)建方式

　　結(jié)合實(shí)現(xiàn)“阿米巴”模式的條件，構(gòu)建“阿米巴”組織的方式如表1所示。通過(guò)該方式的構(gòu)建及不斷的探索，企業(yè)與軟件商將能夠通過(guò)構(gòu)建“阿米巴”組織建立新的模式，實(shí)現(xiàn)共贏。

　　(作者：沈陽(yáng)市政集團(tuán)有限公司 呂曉光)

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