合同管理主要包括合同訂立和合同履行兩部分。
?國際工程合同管理貫穿工程項目實施的始終。對承包商來說,實施部分主要包括:設計、采購、施工、竣工試驗、竣工后試驗和缺陷修復,以符合合同規定的功能、能力、質量、安全和進度等。對業主來說,主要是提供相關的現場數據、設計數據,并履行付款的義務等。
按照英美法系合同法的慣例規定,合同中必須具有要約、承諾和約因三要素方能成立。合同內容一般應包括:招標書、投標書,以及構成合同組成部分的其他文件,如指令、變更、圖紙、通知、信函、會議紀要等。國際工程合同規定了業主和承包商的責任、職責、義務和權利。
國際工程項目的合同管理分為兩個重要階段:
一是投標階段
業主首先選擇具有設計能力和項目管理能力的承包商,完成基礎設計或詳細設計、估算、建設規劃及相關招標文件的編制。業主將第一階段中標的承包商完成的設計文件、估算等資料報給本國政府或世界銀行等國際主要基金組織審查批準,并安排落實該項目的投資資金。
二是實施階段。
得到該投資資金的安排后,業主再進行第二階段招標,選擇另一個承包商來完成從詳細設計開始的EPC/交鑰匙的承包工程,或完成工程項目的施工。
投標階段的合同管理貫穿于承包商提交的資格預審申請書、技術建議書、商務報價書、合同談判、簽署項目合同的全過程;
實施階段的合同管理是從項目合同簽訂后到合同執行完畢的整個實施過程。
這兩個環節密不可分,缺一不可。前者是后者的基礎,后者是前者的繼續。承包商應按合同約定,對工程項目實施全過程向業主負責,并對其責任范圍內的分包商的工作承擔責任。
為此,承包商管理合同,首先要做到對其合同條件中的要約、承諾、約因及其允諾進行細致分析、研究,對專用條件進行補充、修改和完善,擬定談判策略,完成合同談判和簽訂前的準備工作,爭取有利的合同條件地位,最大限度地保護承包商的權益。其次要加強項目實施階段的合同管理,盡可能地規避風險。做好設計和采購,做好人力、機具、物資和資金等資源的安排,做好實施過程的文件編制、簽證管理、變更管理、缺陷修復管理和索賠工作,爭取能按實際工程進度付款。最后,要重視工程項目涉及的公共關系、人文關系,提倡密切合作的精神。
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