PMO與項(xiàng)目經(jīng)理的分工協(xié)作

發(fā)布日期：2018-01-30來(lái)源：網(wǎng)絡(luò)來(lái)源編輯：張繼蕊

[摘要]

　　 隨著越來(lái)越多的組織以項(xiàng)目的方式開(kāi)展工作，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的需求也隨之增加。如果項(xiàng)目需要一周工作60小時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該愿意加班工作。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，合格的人才必須既有綜合管理才能，又有技術(shù)知識(shí)，能夠找到合適的人選是至關(guān)重要的，還要具有適合做這項(xiàng)工作的性格。而且，項(xiàng)目經(jīng)理必須根據(jù)項(xiàng)目的需要隨時(shí)到位開(kāi)展工作。

　　1、PMO的職責(zé)

　　 項(xiàng)目辦公室的一項(xiàng)重要職責(zé)就是滿(mǎn)足其所在組織對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的需求以實(shí)現(xiàn)組織的價(jià)值。這些項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該能夠：

　　 ▲擔(dān)當(dāng)組織的內(nèi)部咨詢(xún)專(zhuān)家和顧問(wèn);

　　 ▲提供即時(shí)培訓(xùn);

　　 ▲協(xié)助制訂組織應(yīng)采用的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法。

　　 除了提供上述這些支持服務(wù)外，項(xiàng)目經(jīng)理還必須能夠運(yùn)作項(xiàng)目。如果一個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)是開(kāi)發(fā)軟件，項(xiàng)目經(jīng)理必須有能力管理軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目;如果一個(gè)公司的業(yè)務(wù)是修建橋梁，項(xiàng)目經(jīng)理則必須能夠組織并負(fù)責(zé)開(kāi)展橋梁建設(shè)工作。

　　 2、人事管理的要求

　　 項(xiàng)目辦公室要想滿(mǎn)足組織對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的不斷增長(zhǎng)的需求，就必須具備人力資源開(kāi)發(fā)能力。也就是說(shuō)，它必須有人事職能。這就要求項(xiàng)目辦公室做以下工作：

　　 ▲明確各項(xiàng)工作所需的技能;

　　 ▲確定能夠勝任某項(xiàng)工作的人選;

　　 ▲適時(shí)分配適當(dāng)?shù)娜瞬?

　　 ▲幫助組織獲得所需的項(xiàng)目經(jīng)理;

　　 ▲評(píng)估項(xiàng)目經(jīng)理的能力。

　　 3、確定技能需求

　　 當(dāng)項(xiàng)目辦公室收到要求提供合格的項(xiàng)目經(jīng)理的申請(qǐng)時(shí)，它首先必須能夠確定該項(xiàng)工作所需的技能，這些技能包括技術(shù)與管理兩個(gè)方面。例如，對(duì)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的項(xiàng)目，是否需要項(xiàng)目經(jīng)理具備豐富的數(shù)據(jù)庫(kù)建立的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)?如果是一個(gè)在過(guò)去幾年中一直沒(méi)有發(fā)生變化的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)包的基礎(chǔ)應(yīng)用項(xiàng)目，是否可以由一個(gè)非技術(shù)人員管理?

　　 項(xiàng)目辦公室還必須能夠明確項(xiàng)目所需的“軟技術(shù)”，某項(xiàng)目是否需要一個(gè)有成熟的領(lǐng)導(dǎo)才能的人擔(dān)任該項(xiàng)目經(jīng)理?是否需要良好的談判能力?是否需要具備標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理計(jì)劃編制和預(yù)算分析能力?

　　 4、確定具體項(xiàng)目所需的人選

　　 當(dāng)項(xiàng)目辦公室收到了派一名合格的項(xiàng)目經(jīng)理去運(yùn)作一個(gè)項(xiàng)目請(qǐng)求時(shí)，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該有能力審閱一份侯選人名單并從中找出最適合該項(xiàng)目的人選，這就意味著項(xiàng)目辦公室需要開(kāi)發(fā)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，列出本組織中所有項(xiàng)目經(jīng)理的資歷。

　　 挑選合適的人選意味著找到既有管理才能又有技術(shù)技能的人才。研究表明，最好的項(xiàng)目經(jīng)理具備以下所列的大部分素質(zhì)：

　　 ▲能夠理解人們的需求;

　　 ▲重視細(xì)節(jié);

　　 ▲對(duì)項(xiàng)目有強(qiáng)烈責(zé)任心，愿意根據(jù)工作需要為項(xiàng)目付出努力;

　　 ▲有能力處理挫折和失望以及不明確的問(wèn)題;

　　 ▲明確組織的目標(biāo);

　　 ▲目標(biāo)導(dǎo)向并充滿(mǎn)熱情;

　　 ▲具有扎實(shí)的商務(wù)技能，包括成本意識(shí);

　　 ▲具備良好的談判技能;

　　 ▲政治上成熟，知道如何影響他人。

　　 5、適時(shí)分配適當(dāng)?shù)娜瞬?/strong>

　　 分配人力資源的時(shí)間把握非常重要。即使把愛(ài)因斯坦派到一個(gè)項(xiàng)目去，如果他比要求去的時(shí)間早來(lái)一周或遲到一周，他也不會(huì)給項(xiàng)目組帶來(lái)多大的幫助。為了使資源能夠及時(shí)分配到位，項(xiàng)目辦公室必須在幾個(gè)方面做到高效運(yùn)行。例如，它必須充分掌握項(xiàng)目進(jìn)度，確切地了解何時(shí)需要項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理是否應(yīng)該在項(xiàng)目明確承諾之前就派到項(xiàng)目上以及項(xiàng)目可交付成果已轉(zhuǎn)交給客戶(hù)后項(xiàng)目經(jīng)理是否應(yīng)繼續(xù)留守一段時(shí)間，以確保從項(xiàng)目階段向運(yùn)行階段的順利過(guò)渡。

　　 項(xiàng)目辦公室必須善于幫助項(xiàng)目經(jīng)理從多項(xiàng)工作的時(shí)間需求中解脫出來(lái)。如果優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理稀缺，他們必然會(huì)因同時(shí)進(jìn)行的多個(gè)項(xiàng)目所提出的知道和即時(shí)培訓(xùn)的要求而應(yīng)接不暇。而當(dāng)某個(gè)項(xiàng)目需要這些專(zhuān)家提供全方位項(xiàng)目管理服務(wù)時(shí)，則應(yīng)該先撇開(kāi)其他項(xiàng)目工作，集中精力處理該項(xiàng)目;如果其他任務(wù)難以推卸，或許可以推遲項(xiàng)目經(jīng)理接管該項(xiàng)目的時(shí)間。

　　 6、獲得合適的項(xiàng)目經(jīng)理

　　 在當(dāng)今的組織中，管理者在工作中經(jīng)常需要作出“生產(chǎn)或購(gòu)買(mǎi)”的決策。例如，大型計(jì)算機(jī)生產(chǎn)商必須決定他們是應(yīng)該自己生產(chǎn)計(jì)算機(jī)組件還是從其他廠(chǎng)家采購(gòu)。

　　 在獲得項(xiàng)目經(jīng)理的過(guò)程中，項(xiàng)目辦公室也必須進(jìn)行同樣的決策過(guò)程。在決策中必須考慮這樣幾個(gè)問(wèn)題：我們的組織是否應(yīng)培養(yǎng)自己的項(xiàng)目經(jīng)理?我們是否應(yīng)該外聘具有豐富經(jīng)驗(yàn)的資深項(xiàng)目經(jīng)理?我們是否應(yīng)該干脆把項(xiàng)目分包給合同制的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)管理?

　　 這些辦法都各有利弊。如果在組織內(nèi)部培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理，將會(huì)產(chǎn)生一批了解本單位背景的項(xiàng)目管理人員，這是益處;可是另一方面，這些“自產(chǎn)”的項(xiàng)目經(jīng)理需要多年的時(shí)間才能逐步成熟，成長(zhǎng)為有經(jīng)驗(yàn)、有價(jià)值的項(xiàng)目經(jīng)理。

　　 如果外聘有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，組織可以很快獲得合格的專(zhuān)業(yè)管理人員，但首先，他們的經(jīng)驗(yàn)可能與本組織的實(shí)際環(huán)境背景不一定相符，而且，如果想聘用最好的人才，該組織必須準(zhǔn)備好支付較高的工資而且還不得不保持這樣一個(gè)高工資水平。比如在美國(guó)，1998年項(xiàng)目經(jīng)理的年薪為110000～200000美元，而且還不包括額外的福利待遇。

　　 最后，如果選擇把項(xiàng)目管理外包的方式，該組織可以靈活選擇所需的人才，但是，這些人員有可能不適合本組織的具體情況，而且肯定成本很高。另外，依賴(lài)外部人員有可能削弱自己的核心能力。

　　 　　 7、評(píng)估項(xiàng)目經(jīng)理的能力

　　 如果項(xiàng)目辦公室成了項(xiàng)目經(jīng)理的“家”，它必須能夠?qū)?xiàng)目經(jīng)理的業(yè)績(jī)進(jìn)行考評(píng)審核。在一個(gè)小型項(xiàng)目辦公室中，項(xiàng)目辦公室主任可以承擔(dān)該項(xiàng)工作;在大型項(xiàng)目辦公室中，分管副主任可以負(fù)責(zé)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)審工作。

　　 評(píng)估項(xiàng)目經(jīng)理業(yè)績(jī)的主要困難在于，在項(xiàng)目辦公室工作的評(píng)估人員沒(méi)有機(jī)會(huì)看到項(xiàng)目經(jīng)理的現(xiàn)場(chǎng)工作表現(xiàn)，因而對(duì)其工作表現(xiàn)的評(píng)估在很大程度上來(lái)自該項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)的客戶(hù)方面的反饋。盡管這種反饋很重要，但也應(yīng)該承認(rèn)客戶(hù)有時(shí)不適合評(píng)估項(xiàng)目經(jīng)理的能力。例如，他們可能缺乏從技術(shù)角度評(píng)價(jià)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作表現(xiàn)的能力。

　　 　　 8、對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的培養(yǎng)和關(guān)心

　　 諸多因素會(huì)對(duì)我們的業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生戲劇性的影響。比如，企業(yè)重組、機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、組織機(jī)構(gòu)扁平化、資源外借、管理職能交叉、以客戶(hù)為中心、迅速轉(zhuǎn)型以及員工授權(quán)等。這些因素的綜合作用有助于創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境來(lái)推動(dòng)項(xiàng)目管理的應(yīng)用，以應(yīng)對(duì)當(dāng)今商業(yè)運(yùn)作的挑戰(zhàn)。目前，我們發(fā)現(xiàn)對(duì)敬業(yè)、高效的項(xiàng)目經(jīng)理的需求越來(lái)越大，同時(shí)，目前也處于好的項(xiàng)目經(jīng)理供不應(yīng)求的狀況。

　　 如果一個(gè)機(jī)構(gòu)想要得到并留住高素質(zhì)、激勵(lì)型的項(xiàng)目經(jīng)理，它必須創(chuàng)造一個(gè)有利于項(xiàng)目經(jīng)理生存發(fā)展的環(huán)境。項(xiàng)目辦公室應(yīng)該在這方面起主要作用，具體包括以下四個(gè)方面：

　　 ▲幫助項(xiàng)目經(jīng)理提高他們的知識(shí)和技能;

　　 ▲為項(xiàng)目經(jīng)理的事業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo);

　　 ▲為項(xiàng)目經(jīng)理提供做好工作所需的支持;

　　 ▲提供有吸引力的工資和福利待遇。

　　 9、提高項(xiàng)目經(jīng)理的知識(shí)和技能

　　 對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的知識(shí)和技能的要求有時(shí)是近于苛刻的。如，可能會(huì)要求他們?cè)谒鶑氖碌膶?zhuān)業(yè)領(lǐng)域具有很高的技能，例如數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、電信或橋梁建設(shè)等行業(yè)。同時(shí)，還必須具備預(yù)算、計(jì)劃、人力物力資源配置等項(xiàng)目管理的一些傳統(tǒng)技能。除此之外，項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)該通曉風(fēng)險(xiǎn)管理、質(zhì)量管理、合同管理及其他通用商務(wù)知識(shí)。