項目管理中的變更控制流程

發布日期：2016-01-05來源：編輯：流水

[摘要]

　　 變更是讓所有項目管理人士頭痛的話題，變更的管理能力也體現了一個項目經理的管理水平。管理變更不是做了計劃以后就不允許變，而是當變化將要發生或正在發生的時候對其管理。避免一些不必要變更的發生，同時也要推動對項目有利的變更得到批準執行。不管是避免還是推動，目的都是要讓變更得到綜合評估、審批和跟蹤。 在實際工作中，變更涉及到兩種情況。一種情況是變更還沒有發生;一種情況是變更沒有經變更控制流程已經發生了。對于這兩種變更的處理方法不同。下面具體梳理一下變更的控制流程。

　　 首先，對于沒有發生的變更，我們應該遵循以下原則：1變更申請者提出變更，并提交變更申請單(CR)，在CR里詳細描述變更內容，并寫明變更的理由。大家需要注意的有三點：第一點，申請者通常在提交變更之前分析自己變更的內容以支持變更的理由。但是，這里的“分析”不是我們整體變更控制里的“綜合分析”。畢竟，對任何一位變更提出者來說，都會期望變更是對自己有利的，因此，他的分析并不是基于整體來分析的。如果我們按照申請者分析的結果作為依據來審批變更請求，這恰恰規避了整體變更控制流程。第二點，很多時候，變更的提出者未必會按照變更控制流程主動提出變更，那么作為項目團隊成員就要根據提出者的要求填寫變更申請單，并征求變更提出者的意見以后作為正式的CR進行提交。第三點，變更請求是提交給項目管理團隊，而不是直接提交給審批者，更不能直接提交給CCB。2項目經理或項目管理團隊根據正式的CR召集相關干系人對變更請求進行綜合分析。分析變更對項目的綜合影響，并對變更的實施提出建議。本步驟的"分析"才是整體變更控制的分析過程，也是項目團隊需要關注的工作。3項目團隊將CR連同綜合分析的結果和實施建議根據變更管理計劃提交給相應的干系人進行審批。項目的變更管理計劃里定義了變更的批準層次及干系人在變更管理過程的角色和職責，項目團隊應該根據變更管理計劃獲得相關干系人對變更的審批。審批人員或者團隊可以基于項目的整體要求批準變更，也可以否決變更。如果變更被否決了，申請者可能還要提交更多信息以支持再次獲得審批。不管是批準還是否決，都應該在變更日志中對狀態進行記錄。4如果變更請求得到批準，則需要將被批準的變更請求更新到相關的文件或計劃里，以反應更新內容，同時也保證相關干系人參照同一版本的項目計劃或文件來執行項目工作。5通知受變更影響的干系人，并按照計劃執行批準的變更。6對被批準執行的變更求情實施情況進行跟蹤。以上是對沒有發生的變更的管理，按照變更的控制流程來實施，影響規避整體變更控制的因素，使所有變更都在變更管理計劃的指導下被管理。

　　 另外一種情況是對沒有實施整體變更控制，但已經發生的變更的管理。

　　 對這類變更，我們首先要了解變更的內容，然后要分析已經發生的變更對項目的影響情況。如果變更是有利的，則要按照變更管理計劃補齊相關的手續;如果變更對項目不利，則要終止變更，并提出變更請求補救實施的變更對項目帶來的不利影響。完成以上工作以后，項目團隊還要對變更管理程序進行重新審查和修訂，消除導致規避整體變更控制的因素，以避免未來再出現同樣的類似問題。

　　 在實際工作中，每個公司都有自己的項目管理變更控制系統，對于每個項目還應該制定符合本項目的變更管理程序。即使這樣，對項目上所有的變更也不可能完全按照變更管理計劃來實施。如果項目管理變更控制系統是變更管理的主脈絡，那么項目變更管理計劃就是變更管理的子脈絡。項目經理應該讓盡可能讓變更的管理沿著主脈絡實施;“陣而后兵，兵法之常;運乎之妙，存乎一心。”在某些情況下，項目經理還必須要根據實際情況靈活變通，使變更管理更適合項目的實際實施需要。

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