項(xiàng)目管理中的變更控制流程

發(fā)布日期：2016-01-05來(lái)源：編輯：流水

[摘要]

　　 變更是讓所有項(xiàng)目管理人士頭痛的話題，變更的管理能力也體現(xiàn)了一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平。管理變更不是做了計(jì)劃以后就不允許變，而是當(dāng)變化將要發(fā)生或正在發(fā)生的時(shí)候?qū)ζ涔芾怼１苊庖恍┎槐匾兏陌l(fā)生，同時(shí)也要推動(dòng)對(duì)項(xiàng)目有利的變更得到批準(zhǔn)執(zhí)行。不管是避免還是推動(dòng)，目的都是要讓變更得到綜合評(píng)估、審批和跟蹤。 在實(shí)際工作中，變更涉及到兩種情況。一種情況是變更還沒(méi)有發(fā)生;一種情況是變更沒(méi)有經(jīng)變更控制流程已經(jīng)發(fā)生了。對(duì)于這兩種變更的處理方法不同。下面具體梳理一下變更的控制流程。

　　 首先，對(duì)于沒(méi)有發(fā)生的變更，我們應(yīng)該遵循以下原則：1變更申請(qǐng)者提出變更，并提交變更申請(qǐng)單(CR)，在CR里詳細(xì)描述變更內(nèi)容，并寫明變更的理由。大家需要注意的有三點(diǎn)：第一點(diǎn)，申請(qǐng)者通常在提交變更之前分析自己變更的內(nèi)容以支持變更的理由。但是，這里的“分析”不是我們整體變更控制里的“綜合分析”。畢竟，對(duì)任何一位變更提出者來(lái)說(shuō)，都會(huì)期望變更是對(duì)自己有利的，因此，他的分析并不是基于整體來(lái)分析的。如果我們按照申請(qǐng)者分析的結(jié)果作為依據(jù)來(lái)審批變更請(qǐng)求，這恰恰規(guī)避了整體變更控制流程。第二點(diǎn)，很多時(shí)候，變更的提出者未必會(huì)按照變更控制流程主動(dòng)提出變更，那么作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員就要根據(jù)提出者的要求填寫變更申請(qǐng)單，并征求變更提出者的意見以后作為正式的CR進(jìn)行提交。第三點(diǎn)，變更請(qǐng)求是提交給項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，而不是直接提交給審批者，更不能直接提交給CCB。2項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)根據(jù)正式的CR召集相關(guān)干系人對(duì)變更請(qǐng)求進(jìn)行綜合分析。分析變更對(duì)項(xiàng)目的綜合影響，并對(duì)變更的實(shí)施提出建議。本步驟的"分析"才是整體變更控制的分析過(guò)程，也是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要關(guān)注的工作。3項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將CR連同綜合分析的結(jié)果和實(shí)施建議根據(jù)變更管理計(jì)劃提交給相應(yīng)的干系人進(jìn)行審批。項(xiàng)目的變更管理計(jì)劃里定義了變更的批準(zhǔn)層次及干系人在變更管理過(guò)程的角色和職責(zé)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該根據(jù)變更管理計(jì)劃獲得相關(guān)干系人對(duì)變更的審批。審批人員或者團(tuán)隊(duì)可以基于項(xiàng)目的整體要求批準(zhǔn)變更，也可以否決變更。如果變更被否決了，申請(qǐng)者可能還要提交更多信息以支持再次獲得審批。不管是批準(zhǔn)還是否決，都應(yīng)該在變更日志中對(duì)狀態(tài)進(jìn)行記錄。4如果變更請(qǐng)求得到批準(zhǔn)，則需要將被批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求更新到相關(guān)的文件或計(jì)劃里，以反應(yīng)更新內(nèi)容，同時(shí)也保證相關(guān)干系人參照同一版本的項(xiàng)目計(jì)劃或文件來(lái)執(zhí)行項(xiàng)目工作。5通知受變更影響的干系人，并按照計(jì)劃執(zhí)行批準(zhǔn)的變更。6對(duì)被批準(zhǔn)執(zhí)行的變更求情實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤。以上是對(duì)沒(méi)有發(fā)生的變更的管理，按照變更的控制流程來(lái)實(shí)施，影響規(guī)避整體變更控制的因素，使所有變更都在變更管理計(jì)劃的指導(dǎo)下被管理。

　　 另外一種情況是對(duì)沒(méi)有實(shí)施整體變更控制，但已經(jīng)發(fā)生的變更的管理。

　　 對(duì)這類變更，我們首先要了解變更的內(nèi)容，然后要分析已經(jīng)發(fā)生的變更對(duì)項(xiàng)目的影響情況。如果變更是有利的，則要按照變更管理計(jì)劃補(bǔ)齊相關(guān)的手續(xù);如果變更對(duì)項(xiàng)目不利，則要終止變更，并提出變更請(qǐng)求補(bǔ)救實(shí)施的變更對(duì)項(xiàng)目帶來(lái)的不利影響。完成以上工作以后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還要對(duì)變更管理程序進(jìn)行重新審查和修訂，消除導(dǎo)致規(guī)避整體變更控制的因素，以避免未來(lái)再出現(xiàn)同樣的類似問(wèn)題。

　　 在實(shí)際工作中，每個(gè)公司都有自己的項(xiàng)目管理變更控制系統(tǒng)，對(duì)于每個(gè)項(xiàng)目還應(yīng)該制定符合本項(xiàng)目的變更管理程序。即使這樣，對(duì)項(xiàng)目上所有的變更也不可能完全按照變更管理計(jì)劃來(lái)實(shí)施。如果項(xiàng)目管理變更控制系統(tǒng)是變更管理的主脈絡(luò)，那么項(xiàng)目變更管理計(jì)劃就是變更管理的子脈絡(luò)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該讓盡可能讓變更的管理沿著主脈絡(luò)實(shí)施;“陣而后兵，兵法之常;運(yùn)乎之妙，存乎一心。”在某些情況下，項(xiàng)目經(jīng)理還必須要根據(jù)實(shí)際情況靈活變通，使變更管理更適合項(xiàng)目的實(shí)際實(shí)施需要。

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