建筑企業(yè)的法務(wù)部門如何給力

發(fā)布日期：2014-06-10來源：編輯：龔煒

[摘要]新的形勢下，如何借助企業(yè)法務(wù)部門充分發(fā)揮法務(wù)人員在參與企業(yè)的決策、經(jīng)營、管理、預(yù)防和處理各種法律糾紛方面的作用，切實(shí)提高建筑施工企業(yè)的抗風(fēng)險能力，

　　現(xiàn)代建設(shè)工程項目的復(fù)雜性高、項目的參與方多、建設(shè)周期長，建筑施工企業(yè)在經(jīng)營中面臨“兩難”，即接工程難、干完工程要錢更難，致使建筑施工企業(yè)面臨的風(fēng)險因素多、風(fēng)險大。風(fēng)險管理已經(jīng)越來越成為建筑施工企業(yè)管理體系中不可或缺的重要組成部分，而法律風(fēng)險防范在加強(qiáng)建筑施工企業(yè)風(fēng)險管理中又具有特殊重要的地位。

　　為了預(yù)防和控制風(fēng)險，現(xiàn)代建筑施工企業(yè)內(nèi)部一般都設(shè)立了專門的法務(wù)部門或風(fēng)控部門，配備專職人員負(fù)責(zé)法律事務(wù)管理，在企業(yè)各建設(shè)項目的立項、改制、外事活動、投資及招投標(biāo)工作中嚴(yán)格把關(guān)，初步建立起了企業(yè)法律風(fēng)險管理體系。但是，在新的形勢下，如何借助企業(yè)法務(wù)部門充分發(fā)揮法務(wù)人員在參與企業(yè)的決策、經(jīng)營、管理、預(yù)防和處理各種法律糾紛方面的作用，切實(shí)提高建筑施工企業(yè)的抗風(fēng)險能力，也越來越成為現(xiàn)代建筑施工企業(yè)亟待解決的重要問題。

　　法務(wù)部門在法律風(fēng)險管理中存在的主要問題

　　法務(wù)部門介入企業(yè)管理與經(jīng)營活動的機(jī)會不多。在許多重大經(jīng)營決策的初始階段，法務(wù)部門很少介入，沒有起到在決策階段從法律方面審查、把關(guān)、論證的預(yù)防作用，以致釀成一些本來不該發(fā)生的重大法律糾紛。法務(wù)部門的工作往往80%的權(quán)重是做企業(yè)的“保健醫(yī)生”，20%的權(quán)重是企業(yè)的“消防隊員”，大多數(shù)企業(yè)的法務(wù)部門只是發(fā)揮著“問題出現(xiàn)以后擔(dān)當(dāng)救火隊”的作用，在正常情況下，多是“看著別人干”，活動范圍和滲透力有限。

　　法務(wù)部門的工作獨(dú)立性不強(qiáng)，角色定位不明晰。企業(yè)法務(wù)部門法律事務(wù)本身的操作，往往混同于其他行政事務(wù)，多是根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)安排行事，未能充分地體現(xiàn)法務(wù)工作的專業(yè)性并發(fā)揮其優(yōu)勢。到了訴訟階段的法律糾紛，往往非常重大和復(fù)雜，法務(wù)部門前期沒有介入，不了解情況，又沒有足夠的時間甚至已經(jīng)沒有可能去搜集相關(guān)證據(jù)，更談不上穩(wěn)操勝券了，結(jié)果使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對法務(wù)部門頗多微辭。這種使企業(yè)法務(wù)工作嚴(yán)重后置化的角色定位，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)法務(wù)工作的發(fā)展完善。

　　法務(wù)部門的工作績效需進(jìn)一步提升。盡管建筑施工企業(yè)的法務(wù)部門在人力、經(jīng)費(fèi)、條件都不甚理想的情況下為企業(yè)維權(quán)做出了大量的努力，但工作績效仍然很難讓管理層滿意，提升法務(wù)部門的工作績效是當(dāng)務(wù)之急。

　　法務(wù)工作的方式方法需要創(chuàng)新。目前，大多情況下是法律糾紛出現(xiàn)以后，法務(wù)人員才被動應(yīng)對，工作方式大都是事務(wù)型，沒有把法律風(fēng)險的防范與控制作為核心業(yè)務(wù)來抓，不能很好實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險防范的宗旨，更好的維護(hù)公司的權(quán)利。

　　建筑施工企業(yè)內(nèi)部的法律風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制不健全。比如：企業(yè)內(nèi)部的管理制度不完善或執(zhí)行不到位導(dǎo)致的經(jīng)營管理法律風(fēng)險，法律規(guī)范并沒有外化于各級經(jīng)營管理者和全體員工的行為規(guī)范。由于缺乏有效的監(jiān)督，一些項目主管人員在生產(chǎn)經(jīng)營中的違規(guī)事件時有發(fā)生，有時為了眼前利益以身試法，嚴(yán)重侵害了企業(yè)的整體利益，阻礙了企業(yè)的長期發(fā)展。

　　提升法務(wù)部門法律風(fēng)險管理能力的主要制度和措施

　　建立現(xiàn)代企業(yè)制度，完善科學(xué)決策機(jī)制，從源頭上防范法律風(fēng)險。通過決策的預(yù)先審查制度、審慎合理的決策授權(quán)制度、科學(xué)規(guī)范的議案組織程序等，逐步建立起科學(xué)的決策機(jī)制，并將建立健全法律風(fēng)險防范機(jī)制與加快建立現(xiàn)代企業(yè)制度、完善法人治理結(jié)構(gòu)有機(jī)結(jié)合起來，有效地提升企業(yè)決策層和高管人員法律風(fēng)險的防范意識，使法律風(fēng)險防范機(jī)制成為建筑施工企業(yè)內(nèi)部控制體系的重要組成部分。

　　為實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)，首先，要讓各級領(lǐng)導(dǎo)重視風(fēng)險，知道事前防范比事中控制重要，事中控制比事后補(bǔ)救付出的代價更小。作為法務(wù)部門，應(yīng)采取多種方式，利用多種宣傳工具，加大宣傳力度，通過各種會議宣傳風(fēng)險防范的重要性。其次，通過多種途徑提高各級領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)險防范意識。在公司內(nèi)部舉辦各種形式的培訓(xùn)班，邀請全省，乃至全國建筑行業(yè)的著名專家針對不同層次的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有針對性的培訓(xùn);根據(jù)不同情況，建議不同層次的領(lǐng)導(dǎo)參加國內(nèi)外不同形式的培訓(xùn)，引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn);定期舉辦或選派有關(guān)人員參加省、市、區(qū)舉辦的法律知識競賽活動，并多次獲得上述單位的獎勵;對新職工進(jìn)行崗前法律知識培訓(xùn);再次，要注重理論緊密聯(lián)系實(shí)際。法務(wù)部門常年訂購各類法律書籍及報刊、雜志，重要的書籍隨時發(fā)放;在公司內(nèi)部的報紙上設(shè)有專刊，及時刊登典型案例;遇到特殊情況，專門制作簡報，發(fā)給中層領(lǐng)導(dǎo)人手一份，要求各單位組織學(xué)習(xí);通過報紙和簡報形式，把國家法律、法規(guī)、政策適時貫輸?shù)矫總€領(lǐng)導(dǎo)干部和職工中去，同時，還要求各單位將生產(chǎn)經(jīng)營中出現(xiàn)的有關(guān)法律事務(wù)及時報告、總結(jié)，及時給予指導(dǎo)和幫助。

　　制定和完善規(guī)章制度，健全內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制。建章立制工作在法律風(fēng)險管理方面具有特別重要的地位，企業(yè)內(nèi)部要建立科學(xué)、規(guī)范的法務(wù)部門工作制度和工作流程，明確企業(yè)法務(wù)工作者處理企業(yè)法律事務(wù)的權(quán)限、程序等。

　　在建筑企業(yè)，合同的審查和管理非常重要，只有利用積極的風(fēng)險監(jiān)控措施，多角度地運(yùn)用法律思考，規(guī)避或削減風(fēng)險損失才是最有效的途徑。我們在這方面實(shí)行了《合同審查和會簽制度》。比如：一份建筑工程施工合同，各單位相關(guān)人員在合同談判時，要認(rèn)真審查各項條款，合同草擬后，要分別經(jīng)過公司負(fù)責(zé)經(jīng)營主管、生產(chǎn)主管、管理主管、財務(wù)主管和法律主管領(lǐng)導(dǎo)的審查、修改、批準(zhǔn)后，才能正式對外簽訂。

　　為了規(guī)范公司工程項目成本、資金管理，合理控制成本費(fèi)用和資金支出，防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，維護(hù)項目承包人合規(guī)經(jīng)濟(jì)利益和正常生產(chǎn)經(jīng)營秩序，我們還制訂了《工程項目成本、資金監(jiān)控規(guī)程》，以文件的形式下發(fā)到各單位。該規(guī)程就適用范圍、監(jiān)控內(nèi)容、項目成本管理責(zé)任主體、合同審核及審核流程等內(nèi)容做出了非常詳盡的規(guī)定。比如：合同審核流程：各類合同通過公司綜合項目管理系統(tǒng)“合同管理” 模塊審批。流程如下：

　　勞務(wù)分包合同：項目勞資→項目負(fù)責(zé)人→單位經(jīng)理→公司勞務(wù)部

　　材設(shè)購租合同：項目材設(shè)→項目負(fù)責(zé)人→單位經(jīng)理→公司財務(wù)部

　　專業(yè)分包合同：項目預(yù)算→項目負(fù)責(zé)人→單位經(jīng)理→公司財務(wù)部

　　同時還規(guī)定以上合同簽訂均須使用公司統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，經(jīng)“合同管理”流程審批后，紙質(zhì)文本轉(zhuǎn)財務(wù)/勞務(wù)部門加蓋公司合同審核專用章→項目所屬單位加蓋公章→原件交成本監(jiān)控中心一份，作為財務(wù)部支付合同資金的控制依據(jù)之一。由于“甲定乙購”等特殊原因，簽訂合同未使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，必須經(jīng)“合同管理”流程審批并加蓋公司合同審核專用章后，項目所屬單位才能加蓋公章。凡未加蓋公司合同審核專用章的，財務(wù)部不得簽批支付資金。

　　各單位應(yīng)設(shè)專(兼)職合同管理員，負(fù)責(zé)簽訂合同使用規(guī)定文本、審核、審批傳遞、登記、保管、存檔和移交等工作。

　　另一個重要的制度就是公章管理制度。公章是行使權(quán)利和承擔(dān)責(zé)任的象征，為確保公司利益，加強(qiáng)公司的印章安全性、嚴(yán)肅性、合法性，防范印章使用可能產(chǎn)生的風(fēng)險，保障公司信譽(yù)，強(qiáng)化程序，明確責(zé)任，特制訂了《公司印章管理使用辦法》，公司印章由公司辦公室安排專人管理，公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的登記、審批和管理程序。原來有些企業(yè)，各下屬項目管理部門都刻有自己的公章，但卻無專人保管，致使公章隨意使用，有時發(fā)生糾紛后，糾紛的另一方趁其不備，或內(nèi)部人員在沒有核實(shí)清楚時也隨意使用，這些行為會往往給企業(yè)帶來無法挽回的損失。通過實(shí)行公章管理制度，統(tǒng)一公章使用的范圍和辦法，規(guī)范使用程序，從而能夠避免不必要的糾紛，也可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制的進(jìn)一步健全與完善。

　　建筑施工企業(yè)要完善法律管理職能，逐步建立由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門共同參與建立的，以事前法律風(fēng)險防范為主的組織模式和工作機(jī)制，只有建立一套完整的制度，才能保障企業(yè)法務(wù)部門真正發(fā)揮其應(yīng)有的職能。

　　從多方面給力，提升建筑施工企業(yè)法務(wù)部門的工作績效。首先要創(chuàng)造條件，設(shè)崗定員，把培養(yǎng)法務(wù)人才納入企業(yè)整體人力資源管理的范圍，吸收和培養(yǎng)即懂經(jīng)濟(jì)和企業(yè)管理又懂法律及其實(shí)務(wù)的復(fù)合型法務(wù)人才;其次要切實(shí)提升法務(wù)人員在企業(yè)管理中的地位，“有位才有為”，有條件的單位要設(shè)立法務(wù)經(jīng)理，使企業(yè)法務(wù)真正進(jìn)入決策層;再次要改進(jìn)法務(wù)工作的方式方法，逐漸實(shí)現(xiàn)由事務(wù)性向管理型轉(zhuǎn)變，由被動向主動參與轉(zhuǎn)變，將法律風(fēng)險的防范與控制作為核心業(yè)務(wù);最后要提升法務(wù)人員的工作能力，加強(qiáng)對法務(wù)人員的培訓(xùn)，改善工作條件，建立一套完整的激勵機(jī)制和獎勵辦法，全面提升法務(wù)部門的“戰(zhàn)斗力”。

　　實(shí)行辦公信息化管理。建立信息化辦公系統(tǒng)，能夠?yàn)榻ㄖ┕て髽I(yè)建立法律風(fēng)險管理的長效機(jī)制提供基礎(chǔ)保障。比如：有助于固化風(fēng)險管理流程，減少人為因素的影響，將法律風(fēng)險管理的內(nèi)容嵌入公司生產(chǎn)經(jīng)營管理流程，提高工作效率等。

　　完善建筑施工企業(yè)法務(wù)工作機(jī)制的方式方法

　　法務(wù)工作的方式、方法應(yīng)當(dāng)充分體現(xiàn)服務(wù)于建筑施工企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的指導(dǎo)思想。首先，應(yīng)當(dāng)注意與企業(yè)其他部門的有效溝通，認(rèn)真傾聽他們的想法與意圖，想辦法從法律上將這些想法、意圖完善。其次，建筑施工企業(yè)法務(wù)部門必須具備專業(yè)操守和職業(yè)素養(yǎng)，得到企業(yè)員工發(fā)自心底的認(rèn)同。只有企業(yè)員工認(rèn)為法務(wù)部門的介入確實(shí)讓其產(chǎn)生了實(shí)實(shí)在在的安全感時，法務(wù)部門及其工作人員才算真正融入到公司的服務(wù)管理隊伍中。再次，企業(yè)法務(wù)人員應(yīng)充分認(rèn)識到企業(yè)效率的重要性，在保證規(guī)范的前提下，最大可能地提高工作效率。法務(wù)工作滲透到企業(yè)業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，但有時并不易讓人察覺，或一時不易讓人理解，效果暫時不易得到體現(xiàn)。這就要求法務(wù)人員在工作作風(fēng)上堅持虛心、細(xì)心、耐心、恒心：虛心請教相關(guān)人員，熟悉相關(guān)背景與流程，不能以偏蓋全，草率作出法律判斷;細(xì)心思考經(jīng)營中可能面臨的風(fēng)險，尋求最合適的規(guī)避方式，不能因?yàn)榻?jīng)營存在法律風(fēng)險，法務(wù)人員將來可能承擔(dān)責(zé)任，而一概回絕;耐心解釋法律結(jié)論，說服相關(guān)決策人充分考慮法律判斷，不能武斷、草率;持之以恒，腳踏實(shí)地，精益求精，做好每一件小事。

　　總之，在建筑施工企業(yè)內(nèi)部設(shè)立專門的法務(wù)部門有其不可替代的特點(diǎn)和重要功能，對于建筑施工企業(yè)保護(hù)自己、發(fā)展自己不可或缺。建筑施工企業(yè)要創(chuàng)新管理模式，提高法律風(fēng)險預(yù)見和防范能力，提高自身依法決策、依法管理、依法辦事的能力和水平，加快建立規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu)，建立健全科學(xué)、規(guī)范的建筑企業(yè)法務(wù)工作制度，為全面建設(shè)小康社會和構(gòu)建社會主義和諧社會做出更大的貢獻(xiàn)。

　　(作者：河南五建建設(shè)集團(tuán)有限公司   孫國民 楚惠玲)

【相關(guān)閱讀】

• 自查自糾轉(zhuǎn)包掛靠
• 謹(jǐn)防分包中母子公司人格混同
• 如何用保險轉(zhuǎn)移風(fēng)險
• 民訴法修改對施工企業(yè)影響幾何
• 謹(jǐn)防租賃中表見代理擴(kuò)大化
• 揮之不去的定額計價問題